ERP Migration im Mittelstand

Sie planen eine ERP Migration und möchten ein bestehendes ERP- oder Altsystem ablösen? maexware unterstützt Sie dabei, relevante Daten, Schnittstellen und technische Abhängigkeiten für den Wechsel in eine neue ERP-Umgebung strukturiert vorzubereiten.

Bei einem ERP-Wechsel geht es nicht nur um die Übertragung von Daten. Bestehende Datenstrukturen, Funktionen, Schnittstellen und technische Abhängigkeiten sollten darauf geprüft werden, wie sie in der neuen ERP-Umgebung abgebildet oder weitergeführt werden sollen.

Ein wichtiger Bestandteil ist die Zuordnung zwischen Alt- und Zielsystem. Daten und Felder müssen eingeordnet, Mapping-Regeln vorbereitet und bestehende Systemverbindungen neu bewertet werden. Testmigrationen helfen dabei, Datenübernahme und technische Abhängigkeiten vor dem produktiven Wechsel zu prüfen.

maexware begleitet ERP-nahe Migrationsaufgaben insbesondere dort, wo Datenmapping, Schnittstellen, bestehende Anwendungen und individuelle technische Anforderungen zusammenkommen. So lassen sich relevante technische Aufgaben für Cutover und Wechsel in die neue ERP-Umgebung strukturiert vorbereiten.

Wann ist eine ERP Migration sinnvoll?

Eine ERP Migration wird besonders dann relevant, wenn ein bestehendes ERP- oder Altsystem die aktuellen Anforderungen des Unternehmens nicht mehr ausreichend unterstützt. Auslöser können technische Einschränkungen, fehlende Weiterentwicklung, Wachstum, neue Vertriebswege oder veränderte Anforderungen an Daten, Schnittstellen und angebundene Anwendungen sein.

Im Unternehmensalltag zeigen sich solche Situationen beispielsweise durch doppelte Datenpflege, schwer nachvollziehbare Datenbestände, eingeschränkte Systemverbindungen oder Prozesse, die zunehmend über Tabellen, E-Mail und manuelle Zwischenschritte außerhalb des ERP-Systems abgewickelt werden. Auch umfangreiche individuelle Altlogiken oder nicht mehr passende Datenstrukturen können auf einen notwendigen Systemwechsel hinweisen.

Entscheidend ist deshalb nicht allein das Alter des bestehenden ERP-Systems, sondern ob es die benötigten Prozesse, Datenstrukturen und Systemverbindungen noch sinnvoll unterstützt. Wird ein Wechsel vorbereitet, sollte früh geklärt werden, welche Bestandteile der bisherigen ERP-Landschaft im Zielsystem weitergeführt, angepasst oder abgelöst werden sollen.

ERP Migration ist mehr als ein Systemwechsel

Eine ERP Migration umfasst mehr als den Wechsel von einer Software zu einer anderen. Wenn ein bestehendes ERP- oder Altsystem abgelöst wird, sollten Datenstrukturen, Prozesse, Schnittstellen, Berechtigungen, Auswertungen und technische Abhängigkeiten gemeinsam betrachtet werden. Andernfalls können bestehende Medienbrüche, unnötige Sonderlösungen oder unklare Datenflüsse auch in der neuen Systemlandschaft weiterbestehen.

Entscheidend ist deshalb, Alt- und Zielsystem nicht isoliert voneinander zu betrachten. Es sollte geklärt werden, welche Daten und Funktionen weiterhin benötigt werden, welche bestehenden Systemverbindungen betroffen sind und welche Strukturen im Zielsystem anders abgebildet werden müssen.

Die ERP Migration schafft damit den technischen und organisatorischen Übergang zwischen bestehender und neuer ERP-Umgebung. Welche Daten übernommen werden, wie die Zuordnung zwischen den Systemen erfolgt und welche Schnittstellen angepasst werden müssen, sollte vor Testmigration und Cutover ausreichend geklärt sein.

Altsystem und Zielsystem vor der Migration einordnen

Bevor Daten aus einem bestehenden ERP- oder Altsystem übernommen werden, sollte die aktuelle Systemlandschaft nachvollziehbar erfasst werden. Dazu gehören nicht nur das ERP selbst, sondern auch angebundene Anwendungen, individuelle Erweiterungen, Datenquellen, Exporte, Workarounds und technische Abhängigkeiten.

Gerade über viele Jahre gewachsene ERP-Landschaften enthalten häufig Funktionen und Sonderlogiken, deren Bedeutung für den laufenden Betrieb nicht unmittelbar sichtbar ist. Vor dem Wechsel sollte deshalb geklärt werden, welche Bestandteile weiterhin benötigt, im Zielsystem anders abgebildet, durch neue Funktionen ersetzt oder bewusst nicht weitergeführt werden sollen.

Auch die Aufgabenverteilung zwischen den Systemen kann sich durch die Migration verändern. Funktionen oder Daten, die bisher im ERP verwaltet wurden, können im Zielbild beispielsweise in Warenwirtschaft, PIM, Shop, Middleware oder individuellen Anwendungen verortet sein. Deshalb sollte vor Datenmapping und technischer Umsetzung klar sein, welche Aufgaben das neue ERP übernimmt und wo relevante Systemgrenzen verlaufen.

Welche Daten sollten bei einer ERP Migration übernommen werden?

Bei einer ERP Migration sollte früh geklärt werden, welche Daten aus dem bestehenden ERP- oder Altsystem tatsächlich in die neue Umgebung übernommen werden sollen. Nicht jede Information muss unverändert migriert werden. Je nach Projekt können Daten übernommen, bereinigt, zusammengeführt, archiviert oder bewusst außerhalb des Zielsystems weitergeführt werden.

Für diese Entscheidung sind unter anderem Datenquellen, Datenqualität, Dubletten, Pflichtfelder, historische Informationen und fachliche Abhängigkeiten relevant. Ebenso sollte geklärt werden, welche offenen Vorgänge und Stammdaten zum Zeitpunkt des Systemwechsels benötigt werden und welche Altdaten lediglich für Nachweise oder Auswertungen verfügbar bleiben sollen.

Die Datenübernahme ist innerhalb der ERP Migration ein eigener technischer Aufgabenbereich. Wenn Daten aus bestehenden Systemen strukturiert vorbereitet, bereinigt, transformiert und in ein Zielsystem überführt werden müssen, finden Sie unter Datenmigration die technische Vertiefung. Davon zu unterscheiden ist die dauerhafte Datenintegration, wenn Daten nach dem ERP-Wechsel weiterhin zwischen mehreren Anwendungen ausgetauscht werden sollen.

Datenmapping zwischen Alt- und Zielsystem vorbereiten

Beim Datenmapping wird festgelegt, wie Informationen aus dem bestehenden ERP- oder Altsystem im neuen Zielsystem abgebildet werden sollen. Dabei reicht es nicht aus, Felder lediglich technisch zuzuordnen. Auch unterschiedliche Datenstrukturen, Formate, Pflichtangaben, Wertebereiche und fachliche Bedeutungen sollten berücksichtigt werden.

Besonders bei über Jahre gewachsenen Systemen unterscheiden sich Alt- und Zielsystem häufig in Aufbau und Logik. Ein Feld kann im neuen ERP anders benannt, auf mehrere Felder verteilt oder durch eine andere Struktur ersetzt werden. Auch Kategorien, Statuswerte, Einheiten, Kundengruppen oder Produktattribute können eine angepasste Zuordnung erfordern.

Das Mapping sollte deshalb vor der eigentlichen Datenübernahme dokumentiert und anhand realistischer Beispieldaten geprüft werden. So wird nachvollziehbar, welche Informationen direkt übernommen, transformiert, zusammengeführt oder im Zielsystem neu abgebildet werden sollen.

Schnittstellen beim ERP-Wechsel prüfen und neu einplanen

Bei einer ERP Migration sollten bestehende Schnittstellen früh erfasst und für die neue Systemlandschaft bewertet werden. Über Jahre gewachsene ERP-Umgebungen sind häufig mit Shop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung, Versand, Reporting, CRM oder individuellen Anwendungen verbunden. Diese Abhängigkeiten sollten beim Wechsel auf das Zielsystem nachvollziehbar dokumentiert werden.

Relevant ist nicht nur, welche Systeme heute miteinander verbunden sind. Ebenso sollte geklärt werden, welche Daten über die jeweiligen Schnittstellen ausgetauscht werden, welche Verbindungen im Zielbild weiterhin benötigt werden und welche Anbindungen angepasst, ersetzt oder neu aufgebaut werden sollen.

Für die technische Umsetzung mehrerer Systemverbindungen ist die Systemintegration eine passende Vertiefung. Wenn eine konkrete Verbindung zum neuen ERP entwickelt oder angepasst werden soll, finden Sie unter ERP-Schnittstelle entwickeln lassen weitere Informationen. Übernimmt eine zentrale Integrationsschicht Mapping, Transformation oder Datenaustausch zwischen mehreren Anwendungen, ist zusätzlich die Middleware Entwicklung relevant.

Prozesse und Workarounds vor der ERP Migration prüfen

Bei einer ERP Migration sollte nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass alle bestehenden Abläufe aus dem Altsystem unverändert in die neue Umgebung übernommen werden. Über Jahre gewachsene ERP-Landschaften enthalten häufig manuelle Zwischenschritte, Tabellen, Sonderlogiken oder individuelle Workarounds, die ursprünglich aus technischen Einschränkungen entstanden sind.

Vor dem Systemwechsel sollte deshalb geklärt werden, welche dieser Abläufe im Zielsystem weiterhin benötigt werden, welche dort anders abgebildet werden können und welche Sonderwege bewusst nicht weitergeführt werden sollen. Das betrifft beispielsweise Freigaben, Datenpflege, Statuswechsel, Exporte, manuelle Übertragungen oder individuelle Prozessschritte.

Wenn eine umfassendere Analyse oder Neugestaltung von Abläufen notwendig ist, finden Sie unter Business-Prozesse die passende Vertiefung. Im Rahmen der ERP Migration liegt der Fokus dagegen darauf, bestehende Prozessabhängigkeiten zu erkennen und einzuordnen, damit nicht benötigte Altlogiken beim Wechsel auf das Zielsystem unnötig fortgeführt werden.

ERP Migration in Handel und E-Commerce

Bei einer ERP Migration in Handel und E-Commerce sind häufig mehrere operative Systeme vom ERP-Wechsel betroffen. Dazu können Onlineshop, Warenwirtschaft, PIM, Versand, Buchhaltung oder B2B-Anwendungen gehören. Deshalb sollten Datenübergaben und technische Abhängigkeiten dieser Systeme beim Wechsel auf die neue ERP-Umgebung gemeinsam berücksichtigt werden.

Besonders relevant ist, welche Aufgaben das bisherige ERP übernimmt und wie diese Funktionen im Zielbild abgebildet werden sollen. Daraus ergibt sich, welche Daten migriert, welche Schnittstellen angepasst oder neu aufgebaut und welche systemübergreifenden Prozessketten vor dem Produktivwechsel geprüft werden sollten.

Wenn die Verbindung zwischen Shop und ERP selbst im Mittelpunkt steht, finden Sie unter E-Commerce ERP Integration die passende Vertiefung. Für die technische Verbindung einer Warenwirtschaft mit weiteren Systemen ist die Warenwirtschaft Integration relevant. Geht es speziell um Produktdaten und deren Austausch zwischen PIM, ERP oder Shop, finden Sie unter PIM Integration weitere Informationen.

Testmigration, Go-live und Übergangsphase planen

Eine ERP Migration sollte nicht erst beim finalen Produktivwechsel zeigen, ob Datenübernahme, Mapping und angebundene Systeme wie vorgesehen zusammenspielen. Eine Testmigration bietet die Möglichkeit, relevante Datenbestände vorab in das Zielsystem zu übertragen und Zuordnungen, Pflichtfelder, Formate sowie Migrationsregeln mit realistischen Daten zu prüfen.

Neben der technischen Übernahme ist auch die fachliche Validierung relevant. Fachbereiche sollten beispielsweise prüfen, ob Kunden, Artikel, Preise, Bestände, offene Vorgänge, Belege oder ausgewählte historische Daten im vorgesehenen Umfang im Zielsystem verfügbar sind. Auch angebundene Anwendungen und relevante systemübergreifende Prozessketten sollten in die Tests einbezogen werden.

Für den eigentlichen ERP-Wechsel sollte anschließend ein Cutover-Plan festlegen, wann die finale Datenübernahme erfolgt, welche Systeme bis dahin weiter genutzt werden und welche Schritte für Umschaltung, Freigabe und erste Betriebsphase vorgesehen sind. Je nach Ausgangssituation kann auch eine zeitlich begrenzte Übergangs- oder Parallelphase berücksichtigt werden.

Ist die Migration Teil einer umfassenderen ERP-Einführung, kommen weitere Aufgaben wie Projektorganisation, Konfiguration, Schulung und Vorbereitung des Produktivbetriebs hinzu. Einen Überblick über diesen größeren Einführungsprozess bietet die ERP-Einführung Checkliste.

Typische Risiken bei einer ERP Migration

Bei einer ERP Migration entstehen Risiken besonders dort, wo Unterschiede zwischen Alt- und Zielsystem, technische Abhängigkeiten oder offene Entscheidungen erst spät sichtbar werden. Ein technisch erfolgreicher Datenimport allein bedeutet deshalb noch nicht, dass der Wechsel in die neue ERP-Umgebung auch fachlich und operativ wie vorgesehen funktioniert.

Kritisch wird es beispielsweise, wenn Daten falsch zugeordnet werden, benötigte Informationen fehlen, angebundene Systeme nicht wie erwartet zusammenspielen oder relevante Abläufe nach dem Wechsel nicht vollständig funktionieren. Solche Probleme können zusätzliche Korrekturen, erneute Tests oder Nacharbeiten rund um den Produktivwechsel erforderlich machen.

Migrationsrisiken sollten deshalb nicht nur gesammelt, sondern nach ihrer Bedeutung für Datenübernahme, Systemverbindungen und Produktivwechsel eingeordnet werden. So wird sichtbar, welche offenen Punkte vor der finalen Migration geklärt oder gezielt getestet werden sollten und welche Themen für die Übergangsphase berücksichtigt werden müssen.

Was beeinflusst Aufwand und Kosten einer ERP Migration?

Aufwand und Kosten einer ERP Migration hängen unter anderem davon ab, wie komplex die bestehende Systemlandschaft ist, wie viele Datenquellen übernommen werden sollen und wie stark sich Alt- und Zielsystem technisch oder strukturell unterscheiden. Auch Schnittstellen, individuelle Erweiterungen, Testmigrationen und die geplante Übergangsphase können den Projektumfang beeinflussen.

Ein wichtiger Faktor ist der notwendige Migrationsumfang. Wenn große Datenbestände bereinigt, historische Informationen ausgewählt, Mapping-Regeln erstellt oder Daten aus mehreren Altsystemen zusammengeführt werden sollen, kann zusätzlicher Aufwand für Vorbereitung, Transformation und Validierung entstehen.

Hinzu kommt der Aufwand für den eigentlichen Systemwechsel. Je mehr bestehende Anbindungen, individuelle Logiken und abhängige Anwendungen berücksichtigt werden müssen, desto mehr technische und fachliche Abstimmung kann erforderlich sein. Eine belastbarere Einschätzung des Migrationsaufwands ist deshalb erst möglich, wenn Ausgangslage, Zielbild und notwendiger Übernahmeumfang ausreichend geklärt sind.

Wie maexware ERP-nahe Migrationsprojekte unterstützt

maexware unterstützt Unternehmen bei ERP-nahen Migrationsprojekten dort, wo Daten, Schnittstellen, bestehende Systeme und individuelle technische Anforderungen beim Wechsel auf eine neue ERP-Umgebung zusammenkommen. Der Schwerpunkt liegt auf technischen Aufgaben und Abhängigkeiten, die für die Ablösung des bestehenden Systems berücksichtigt werden müssen.

Je nach Ausgangssituation kann maexware Datenquellen und Datenflüsse einordnen, Schnittstellen bewerten und umsetzen, bestehende Anwendungen integrieren oder individuelle Erweiterungen für die neue Systemlandschaft entwickeln. Auch vorhandene Middleware, Sonderlogiken und weitere technische Abhängigkeiten können dabei in die Migrationsplanung einbezogen werden.

Wenn beim ERP-Wechsel mehrere Anwendungen technisch miteinander verbunden oder individuelle Funktionen für die neue Systemlandschaft umgesetzt werden müssen, können Systemintegration und die Entwicklung von Individualsoftware passende technische Vertiefungen sein.

Häufige Fragen zur ERP Migration

ERP Migration strukturiert vorbereiten und den Systemwechsel planen

Der Wechsel von einem bestehenden ERP- oder Altsystem sollte auf einer klaren Ausgangslage und einem nachvollziehbaren Zielbild aufbauen. Vor dem produktiven Wechsel sollte feststehen, welche Bestandteile der bisherigen ERP-Landschaft übernommen, angepasst, ersetzt oder bewusst nicht weitergeführt werden sollen.

maexware unterstützt ERP-nahe Migrationsprojekte insbesondere dort, wo Daten, bestehende Systemverbindungen und individuelle technische Anforderungen für die neue ERP-Umgebung aufeinander abgestimmt werden müssen.