ERP Migration im Mittelstand

Sie planen eine ERP Migration und möchten ein bestehendes ERP- oder Altsystem ablösen? maexware unterstützt Sie dabei, relevante Daten, Schnittstellen und technische Abhängigkeiten für den Wechsel in eine neue ERP-Umgebung strukturiert vorzubereiten.

Bei einem ERP-Wechsel geht es nicht nur um die Übertragung von Daten. Bestehende Datenstrukturen müssen eingeordnet, Felder zwischen Alt- und Zielsystem abgebildet, Schnittstellen neu bewertet sowie Testmigration, Cutover und Go-live vorbereitet werden. maexware begleitet ERP-nahe Migrationsaufgaben dort, wo Datenmapping, Systemintegration und individuelle technische Anforderungen zusammenkommen.

Wann ist eine ERP Migration sinnvoll?

Eine ERP Migration wird besonders dann relevant, wenn ein bestehendes ERP- oder Altsystem die aktuellen Anforderungen des Unternehmens nicht mehr ausreichend unterstützt. Auslöser können technische Einschränkungen, fehlende Weiterentwicklung, Wachstum, neue Vertriebswege oder veränderte Anforderungen an Daten, Schnittstellen und angebundene Anwendungen sein.

Im Unternehmensalltag zeigen sich solche Situationen beispielsweise durch doppelte Datenpflege, schwer nachvollziehbare Datenbestände, eingeschränkte Systemverbindungen oder Prozesse, die zunehmend über Tabellen, E-Mail und manuelle Zwischenschritte außerhalb des ERP-Systems abgewickelt werden. Auch umfangreiche individuelle Altlogiken oder nicht mehr passende Datenstrukturen können einen Systemwechsel begünstigen.

Bevor ein bestehendes ERP-System abgelöst wird, sollte geklärt werden, welche Daten, Schnittstellen, Prozesse und individuellen Erweiterungen weiterhin benötigt werden. Ebenso relevant ist, welche Informationen in das Zielsystem übernommen, neu zugeordnet, archiviert oder bewusst nicht migriert werden sollen.

ERP Migration ist mehr als ein Systemwechsel

Eine ERP Migration umfasst mehr als den Wechsel von einer Software zu einer anderen. Wenn ein bestehendes ERP- oder Altsystem abgelöst wird, sollten Datenstrukturen, Prozesse, Schnittstellen, Berechtigungen, Auswertungen und technische Abhängigkeiten gemeinsam betrachtet werden. Andernfalls können bestehende Medienbrüche oder unklare Datenflüsse auch in der neuen Systemlandschaft weiterbestehen.

Besonders relevant ist die Zuordnung zwischen Alt- und Zielsystem. Nicht jede Datenstruktur lässt sich unverändert übernehmen. Felder, Formate, Produktinformationen, Kundenstammdaten, Belege oder historische Daten sollten geprüft, bereinigt und für das Zielsystem passend zugeordnet werden. Auch bestehende Schnittstellen zu Shop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung oder Reporting sollten im Zuge des ERP-Wechsels neu bewertet werden.

Eine ERP Migration sollte deshalb als geplanter Wechsel von Daten, Systemverbindungen und relevanten Abläufen verstanden werden. Dabei ist zu klären, welche Strukturen übernommen, angepasst, neu aufgebaut oder bewusst nicht weitergeführt werden sollen.

Altsystem und Zielsystem vor der Migration einordnen

Bevor Daten aus einem bestehenden ERP- oder Altsystem übernommen werden, sollte die aktuelle Systemlandschaft nachvollziehbar erfasst werden. Dazu gehören nicht nur das ERP selbst, sondern auch angebundene Anwendungen, individuelle Erweiterungen, Datenquellen, Exporte, Workarounds und technische Abhängigkeiten.

Gerade über viele Jahre gewachsene ERP-Landschaften enthalten häufig Funktionen und Sonderlogiken, deren Bedeutung für den laufenden Betrieb nicht unmittelbar sichtbar ist. Vor dem Wechsel sollte deshalb geklärt werden, welche Bestandteile weiterhin benötigt, im Zielsystem anders abgebildet, durch neue Funktionen ersetzt oder bewusst nicht übernommen werden sollen.

Auch die Aufgabenverteilung zwischen den Systemen kann sich durch die Migration verändern. Daten oder Prozesse, die bisher im ERP verarbeitet wurden, können im Zielbild beispielsweise durch Warenwirtschaft, PIM, Shop, Middleware oder individuelle Anwendungen übernommen werden. Diese Systemgrenzen sollten vor Datenmapping und technischer Umsetzung ausreichend geklärt sein.

Welche Daten sollten bei einer ERP Migration übernommen werden?

Bei einer ERP Migration sollte früh geklärt werden, welche Daten aus dem bestehenden ERP- oder Altsystem tatsächlich in die neue Umgebung übernommen werden sollen. Nicht jede Information muss unverändert migriert werden. Je nach Projekt können Daten übernommen, bereinigt, zusammengeführt, archiviert oder bewusst außerhalb des Zielsystems weitergeführt werden.

Für diese Entscheidung sind unter anderem Datenquellen, Datenqualität, Dubletten, Pflichtfelder, historische Informationen und fachliche Abhängigkeiten relevant. Ebenso sollte geklärt werden, welche offenen Vorgänge und Stammdaten zum Zeitpunkt des Systemwechsels benötigt werden und welche Altdaten lediglich für Nachweise oder Auswertungen verfügbar bleiben sollen.

Die einmalige Übernahme im Rahmen der ERP Migration ist dabei von einer dauerhaften Datenintegration zu unterscheiden. Wenn Daten nach dem ERP-Wechsel weiterhin zwischen ERP, Shop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung oder anderen Anwendungen ausgetauscht werden sollen, entstehen daraus zusätzliche Anforderungen an die künftigen Datenflüsse.

Datenmapping zwischen Alt- und Zielsystem vorbereiten

Beim Datenmapping wird festgelegt, wie Informationen aus dem bestehenden ERP- oder Altsystem im neuen Zielsystem abgebildet werden sollen. Dabei reicht es nicht aus, Felder lediglich technisch zuzuordnen. Auch unterschiedliche Datenstrukturen, Formate, Pflichtangaben, Wertebereiche und fachliche Bedeutungen sollten berücksichtigt werden.

Besonders bei über Jahre gewachsenen Systemen unterscheiden sich Alt- und Zielsystem häufig in Aufbau und Logik. Ein Feld kann im neuen ERP anders benannt, auf mehrere Felder verteilt oder durch eine andere Struktur ersetzt werden. Auch Kategorien, Statuswerte, Einheiten, Kundengruppen oder Produktattribute können eine angepasste Zuordnung erfordern.

Das Mapping sollte deshalb vor der produktiven Datenübernahme dokumentiert und mit realistischen Daten geprüft werden. So wird nachvollziehbar, welche Informationen direkt übernommen, transformiert, zusammengeführt oder im Zielsystem neu aufgebaut werden sollen.

Schnittstellen beim ERP-Wechsel prüfen und neu einplanen

Bei einer ERP Migration sollten bestehende Schnittstellen früh erfasst und für die neue Systemlandschaft bewertet werden. Über Jahre gewachsene ERP-Umgebungen sind häufig mit Shop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung, Versand, Reporting, CRM oder individuellen Anwendungen verbunden. Diese Abhängigkeiten sollten beim Wechsel auf das Zielsystem nachvollziehbar dokumentiert werden.

Relevant ist nicht nur, welche Systeme heute miteinander verbunden sind. Ebenso sollte geklärt werden, welche Daten über die jeweiligen Schnittstellen ausgetauscht werden, welche Verbindungen im Zielbild weiterhin benötigt werden und welche Anbindungen angepasst, ersetzt oder neu aufgebaut werden sollen.

Für die technische Umsetzung mehrerer Systemverbindungen ist die Systemintegration eine passende Vertiefung. Wenn eine konkrete Verbindung zum neuen ERP entwickelt oder angepasst werden soll, finden Sie unter ERP-Schnittstelle entwickeln lassen weitere Informationen.

Prozesse und Workarounds vor der ERP Migration prüfen

Bei einer ERP Migration sollte nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass alle bestehenden Abläufe aus dem Altsystem unverändert in die neue Umgebung übernommen werden. Über Jahre gewachsene ERP-Landschaften enthalten häufig manuelle Zwischenschritte, Tabellen, Sonderlogiken oder individuelle Workarounds, die ursprünglich aus technischen Einschränkungen entstanden sind.

Vor dem Systemwechsel sollte deshalb geklärt werden, welche dieser Abläufe im Zielsystem weiterhin benötigt werden, welche anders abgebildet werden können und welche Sonderwege bewusst nicht weitergeführt werden sollen. Das betrifft beispielsweise Freigaben, Datenpflege, Statuswechsel, Exporte, manuelle Übertragungen oder individuelle Prozessschritte.

Wenn eine umfassendere Betrachtung oder Neugestaltung von Abläufen notwendig ist, können Business-Prozesse eine passende Vertiefung sein. Im Rahmen der ERP Migration liegt der Fokus dagegen darauf, bestehende Prozessabhängigkeiten für den Wechsel auf das Zielsystem nachvollziehbar einzuordnen.

ERP Migration in Handel und E-Commerce

Bei einer ERP Migration in Handel und E-Commerce sind häufig mehrere operative Systeme vom ERP-Wechsel betroffen. Dazu können Onlineshop, Warenwirtschaft, PIM, Versand, Buchhaltung oder B2B-Anwendungen gehören. Deshalb sollten Datenübergaben und technische Abhängigkeiten bereits vor Testmigration und Go-live in die Planung einbezogen werden.

Besonders relevant ist, welche Aufgaben das bisherige ERP übernimmt und wie diese Funktionen im Zielbild abgebildet werden sollen. Daraus ergibt sich, welche Daten migriert, welche Schnittstellen angepasst oder neu aufgebaut und welche End-to-End-Prozesse vor dem Produktivwechsel getestet werden sollten.

Wenn die Verbindung zwischen Shop und ERP selbst im Mittelpunkt steht, finden Sie unter E-Commerce ERP Integration die passende Vertiefung. Für Produktdaten kann außerdem die PIM Integration relevant sein.

Testmigration, Go-live und Übergangsphase planen

Eine ERP Migration sollte nicht erst beim finalen Produktivwechsel zeigen, ob Datenübernahme, Mapping und angebundene Systeme wie vorgesehen zusammenspielen. Eine Testmigration bietet die Möglichkeit, relevante Datenbestände vorab in das Zielsystem zu übertragen und Zuordnungen, Pflichtfelder, Formate sowie Migrationsregeln mit realistischen Daten zu prüfen.

Neben der technischen Übernahme ist auch die fachliche Validierung relevant. Fachbereiche sollten beispielsweise prüfen, ob Kunden, Artikel, Preise, Bestände, offene Vorgänge, Belege oder ausgewählte historische Daten im vorgesehenen Umfang im Zielsystem verfügbar sind. Auch angebundene Anwendungen und relevante End-to-End-Prozesse sollten in die Tests einbezogen werden.

Für den eigentlichen ERP-Wechsel sollte anschließend ein Cutover-Plan festlegen, wann die finale Datenübernahme erfolgt, welche Systeme bis dahin weiter genutzt werden und welche Schritte für Umschaltung, Kommunikation und erste Betriebsphase vorgesehen sind. Je nach Ausgangssituation kann auch eine zeitlich begrenzte Übergangs- oder Parallelphase berücksichtigt werden.

Wenn der ERP-Wechsel Teil einer umfassenderen Einführung ist, sollten neben Datenübernahme und Cutover auch Projektorganisation, Schnittstellen, Tests, Schulung und der Produktivstart gemeinsam vorbereitet werden. Unsere ERP-Einführung vom Projektstart bis zum Go-live zeigt diese Schritte in einer kompakten Checkliste.

Typische Risiken bei einer ERP Migration

Bei einer ERP Migration können Risiken entstehen, wenn Datenbestände, Mapping, Schnittstellen, Tests oder Verantwortlichkeiten vor dem Systemwechsel nicht ausreichend abgestimmt werden. Besonders relevant sind dabei Unterschiede zwischen Alt- und Zielsystem sowie Abhängigkeiten, die sich erst bei Testmigration oder Go-live bemerkbar machen.

Risiken entstehen häufig nicht durch einen einzelnen Fehler, sondern durch mehrere offene Punkte im Migrationsablauf. Unklare Datenzuordnungen, nicht berücksichtigte Altdaten, fehlende Schnittstellentests oder spät eingebundene Fachbereiche können beispielsweise zusätzliche Nacharbeiten vor oder nach dem Produktivwechsel erforderlich machen.

Deshalb sollten relevante Migrationsrisiken bereits vor der finalen Datenübernahme dokumentiert und eingeordnet werden. Dazu gehören unter anderem Datenqualität, Mapping-Regeln, Testmigrationen, Schnittstellen, fachliche Validierung sowie Verantwortlichkeiten für Cutover und Übergangsphase.

Was beeinflusst Aufwand und Kosten einer ERP Migration?

Aufwand und Kosten einer ERP Migration hängen unter anderem davon ab, wie komplex die bestehende Systemlandschaft ist, wie viele Datenquellen übernommen werden sollen und wie stark sich Alt- und Zielsystem technisch oder strukturell unterscheiden. Auch Schnittstellen, individuelle Erweiterungen, Testmigrationen und die geplante Übergangsphase können den Projektumfang beeinflussen.

Ein wichtiger Faktor ist der notwendige Migrationsumfang. Wenn große Datenbestände bereinigt, historische Informationen ausgewählt, Mapping-Regeln erstellt oder Daten aus mehreren Altsystemen zusammengeführt werden sollen, kann zusätzlicher Aufwand für Vorbereitung, Transformation und Validierung entstehen.

Auch der technische Wechsel selbst spielt eine Rolle. Bestehende Schnittstellen müssen gegebenenfalls angepasst oder neu umgesetzt, Testmigrationen wiederholt und Cutover-Schritte mit Fachbereichen und angebundenen Systemen abgestimmt werden. Eine genauere Einschätzung ist deshalb erst möglich, wenn Alt- und Zielsystem, Datenumfang, Integrationen und geplanter Migrationsablauf ausreichend eingeordnet sind.

Wie maexware ERP-nahe Migrationsprojekte unterstützt

maexware unterstützt Unternehmen bei ERP-nahen Migrationsprojekten dort, wo Daten, Schnittstellen, bestehende Systeme und individuelle technische Anforderungen beim Wechsel auf eine neue ERP-Umgebung zusammenkommen. Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere Datenübernahme, Mapping, Systemverbindungen und technische Abhängigkeiten zwischen Alt- und Zielsystem.

Je nach Ausgangssituation kann maexware Datenquellen und Datenflüsse einordnen, Schnittstellen bewerten und umsetzen, bestehende Anwendungen integrieren oder individuelle Erweiterungen für die neue Systemlandschaft entwickeln. Auch vorhandene Middleware, Sonderlogiken oder technische Abhängigkeiten können dabei in die Migrationsplanung einbezogen werden.

Je nach Projekt können deshalb auch Schnittstellen- und Individualprogrammierung, Systemintegration sowie Individualsoftware entwickeln lassen für die technische Umsetzung relevant sein.

Häufige Fragen zur ERP Migration

ERP Migration strukturiert vorbereiten und den Systemwechsel planen

Eine ERP Migration verbindet Datenübernahme, technische Anpassungen und den Wechsel von einer bestehenden in eine neue ERP-Umgebung. Welche Daten migriert, archiviert oder nicht übernommen werden, wie Alt- und Zielstrukturen gemappt werden und welche Schnittstellen angepasst werden sollen, sollte deshalb vor der finalen Übernahme ausreichend geklärt sein.

Testmigrationen, fachliche Validierung und ein abgestimmter Cutover helfen dabei, den geplanten Systemwechsel mit realistischen Daten und bestehenden Abhängigkeiten vorzubereiten. maexware unterstützt ERP-nahe Migrationsprojekte insbesondere dort, wo Datenmapping, Schnittstellen, Systemintegration und individuelle technische Anforderungen zusammenkommen.