ERP Einführung im Mittelstand

Sie planen eine ERP Einführung in Ihrem mittelständischen Unternehmen? maexware unterstützt Sie dabei, Projektphasen, Datenmigration, Schnittstellen, Tests und Go-live mit den bestehenden Prozessen und Systemen abzustimmen.

Die Einführung eines ERP-Systems umfasst mehr als die technische Bereitstellung der Software. Je nach Projekt werden Daten übernommen, Schnittstellen umgesetzt, Abläufe getestet, Nutzer vorbereitet und der Produktivstart koordiniert. maexware begleitet ERP-nahe Umsetzungsschritte dort, wo Prozesse, Datenflüsse, Systemintegration und individuelle technische Anforderungen zusammenkommen.

Wann ist eine strukturierte ERP Einführung sinnvoll?

Eine strukturierte ERP Einführung wird besonders relevant, wenn ein ausgewähltes ERP-System in bestehende Prozesse, Datenstrukturen und Anwendungen eingebunden werden soll. Im Projekt müssen dann nicht nur Funktionen eingerichtet, sondern auch Daten übernommen, Verantwortlichkeiten abgestimmt, Schnittstellen umgesetzt und der spätere Produktivbetrieb vorbereitet werden.

Im Mittelstand entstehen solche Projekte beispielsweise durch Wachstum, die Ablösung bestehender Systeme, neue Geschäftsmodelle oder veränderte Anforderungen in Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung oder E-Commerce. Je mehr Fachbereiche und Anwendungen beteiligt sind, desto wichtiger wird eine abgestimmte Planung der einzelnen Umsetzungsschritte.

Eine ERP Einführung sollte deshalb früh in Projektphasen gegliedert werden. Dazu gehören unter anderem die Vorbereitung von Datenmigration und Systemkonfiguration, die Umsetzung notwendiger Schnittstellen, Tests mit realistischen Abläufen sowie die Planung von Schulung, Umstellung und Go-live.

ERP Einführung beginnt vor der technischen Umsetzung

Die technische Bereitstellung eines ERP-Systems ist nur ein Teil der Einführung. Bevor Konfiguration, Migration und Produktivbetrieb aufeinander abgestimmt werden können, sollten relevante Prozesse, Rollen, Daten, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten ausreichend geklärt sein.

Offene Anforderungen, unvorbereitete Daten oder spät berücksichtigte Systemverbindungen können sich im weiteren Projektverlauf auf Migration, Tests und Go-live auswirken. Deshalb verbindet eine strukturierte ERP Einführung fachliche Entscheidungen mit den notwendigen technischen und organisatorischen Umsetzungsschritten.

Wenn Anforderungen, Zielbild oder Systementscheidung noch nicht ausreichend geklärt sind, kann zunächst eine ERP Beratung für den Mittelstand sinnvoll sein. Die ERP Einführung setzt auf diesen Entscheidungen auf und konzentriert sich auf Projektorganisation, Datenmigration, technische Umsetzung, Schnittstellen, Tests, Schulung und Go-live.

Die wichtigsten Phasen einer ERP Einführung

Eine ERP Einführung sollte in klaren Phasen geplant werden. Dadurch wird sichtbar, welche fachlichen, organisatorischen und technischen Aufgaben aufeinander abgestimmt werden müssen. Besonders relevant sind dabei Projektorganisation, Datenmigration, technische Umsetzung, Schnittstellen, Tests, Schulung und Go-live.

Der konkrete Ablauf hängt von Ausgangssituation und Projektumfang ab. Die Ablösung eines Altsystems stellt andere Anforderungen als die Erweiterung einer bestehenden ERP-Landschaft oder die erstmalige Einführung eines zentralen Systems. Ein strukturierter Phasenplan hilft dabei, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und notwendige Umsetzungsschritte früh einzuordnen.

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Übersicht von Projektstart und Datenmigration über Tests und Schulung bis zum Go-live finden Sie in unserer Checkliste für die ERP-Einführung.

Rollen und Verantwortlichkeiten im ERP-Projekt klären

Eine ERP Einführung betrifft in der Regel mehrere Bereiche im Unternehmen. Neben technischen Aufgaben sollten deshalb auch fachliche Verantwortung, Entscheidungswege, Datenpflege, Tests, Freigaben und Kommunikation früh geklärt werden. Unklare Zuständigkeiten können Abstimmungen verzögern oder dazu führen, dass wichtige Entscheidungen im Projekt offenbleiben.

Hilfreich ist ein Projektteam, das fachliche und technische Perspektiven verbindet. Fachbereiche bringen ihr Prozesswissen ein, interne IT oder technische Partner betrachten Systemlandschaft, Datenflüsse und Schnittstellen. Die Geschäftsführung oder Projektverantwortliche setzen Prioritäten, schaffen Entscheidungswege und stimmen notwendige Ressourcen ab.

Auch Key User können eine wichtige Rolle übernehmen. Sie kennen operative Abläufe, testen Funktionen und Prozesse, geben Feedback und unterstützen den Wissenstransfer in die Fachbereiche. Dadurch lassen sich technische Umsetzung und spätere Nutzung des ERP-Systems enger miteinander abstimmen.

Datenmigration für die ERP Einführung vorbereiten

Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil einer ERP Einführung. Bevor Stamm-, Kunden-, Lieferanten-, Produkt- oder Bewegungsdaten in das neue ERP-System übernommen werden, sollten Datenquellen, Strukturen, Verantwortlichkeiten und der tatsächlich benötigte Datenumfang geklärt werden.

Dabei geht es nicht nur um die Frage, welche Daten migriert werden sollen. Ebenso relevant ist, aus welchen Altsystemen sie stammen, welche Informationen bereinigt oder zusammengeführt werden müssen, wie Felder und Datenstrukturen im neuen ERP abgebildet werden und welche historischen Daten weiterhin benötigt werden.

Wenn Daten nach der ERP Einführung dauerhaft zwischen mehreren Anwendungen ausgetauscht werden sollen, ist neben der einmaligen Migration auch die Datenintegration zu berücksichtigen. Die ERP-Einführung konzentriert sich dabei auf die Übernahme in das neue System und die Vorbereitung der Daten für Tests und Produktivstart.

Schnittstellen in der ERP Einführung planen und umsetzen

Bei einer ERP Einführung sollte früh geklärt werden, welche bestehenden Anwendungen weiterhin genutzt werden und welche davon Daten mit dem neuen ERP-System austauschen sollen. Dazu können beispielsweise Onlineshop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung, Versand, Reporting, CRM oder individuelle Anwendungen gehören.

Für die Einführung ist relevant, welche Daten übertragen werden, in welche Richtung der Austausch erfolgt, wann Schnittstellen produktiv geschaltet werden und welche Verbindungen vor dem Go-live getestet werden sollten. Die konkrete technische Architektur und Entwicklung kann anschließend je nach Systemlandschaft separat umgesetzt werden.

Für die technische Verbindung mehrerer Anwendungen finden Sie unter Systemintegration die passende Vertiefung. Bei einer konkreten ERP-Anbindung ist ERP-Schnittstelle entwickeln lassen relevant. Wenn eine separate Warenwirtschaft angebunden werden soll, kann außerdem die Warenwirtschaft-Schnittstelle eine eigene technische Aufgabe bilden.

ERP testen und Go-live vorbereiten

Vor dem Produktivstart sollte das ERP-System nicht nur technisch erreichbar sein, sondern in den relevanten Abläufen mit realistischen Daten und beteiligten Anwendungen geprüft werden. Dazu gehören neben einzelnen Funktionen auch Berechtigungen, migrierte Daten, Schnittstellen und End-to-End-Prozesse über mehrere Systeme hinweg.

Welche Tests notwendig sind, hängt vom Projektumfang ab. Ein ERP-Projekt mit Shop, Warenwirtschaft, PIM oder individuellen Anwendungen benötigt andere Testszenarien als eine Einführung mit wenigen angebundenen Systemen. Entscheidend ist, dass auch Sonderfälle, Fehlerfälle und relevante Abhängigkeiten vor dem Go-live berücksichtigt werden.

Neben den Tests sollte auch die Umstellung auf den Produktivbetrieb vorbereitet werden. Dazu gehören die finale Datenübernahme, Freigaben, Verantwortlichkeiten, Nutzerzugänge, Kommunikation sowie die Frage, wie Support und notwendige Nacharbeiten in der ersten Betriebsphase organisiert werden.

ERP Einführung in Handel und E-Commerce

Bei einer ERP Einführung in Handel und E-Commerce sind häufig mehrere bestehende Systeme und Datenflüsse beteiligt. Dazu können Onlineshop, Warenwirtschaft, PIM, Versand, Buchhaltung oder B2B-Anwendungen gehören. Diese Abhängigkeiten sollten bei Migration, Schnittstellen, Tests und Go-live gemeinsam berücksichtigt werden.

Besonders wichtig ist, früh festzulegen, welche Aufgaben das neue ERP übernimmt und welche Funktionen in bestehenden Anwendungen verbleiben. Daraus ergibt sich, welche Daten übernommen, welche Schnittstellen umgesetzt und welche End-to-End-Prozesse vor dem Produktivstart getestet werden sollten.

Wenn der digitale Vertrieb selbst im Mittelpunkt steht, finden Sie unter B2B E-Commerce Agentur die passende Vertiefung. Für die technische Einbindung von Produktdaten ist außerdem PIM Integration relevant.

Typische Risiken bei der ERP Einführung

Bei einer ERP Einführung können Risiken entstehen, wenn Anforderungen, Daten, Schnittstellen, Tests oder Verantwortlichkeiten im Projektverlauf nicht ausreichend abgestimmt werden. Solche Punkte wirken sich häufig nicht isoliert aus, sondern beeinflussen mehrere Phasen von Migration und technischer Umsetzung bis zu Abnahme und Go-live.

Gerade bei komplexeren Systemlandschaften sollten deshalb nicht nur geplante Standardabläufe betrachtet werden. Auch Sonderfälle, manuelle Ausnahmen, Fehlerfälle, Abhängigkeiten zwischen Anwendungen und offene Entscheidungen können für Tests und Produktivstart relevant sein.

Eine strukturierte Projektorganisation hilft dabei, solche Themen früh einzuordnen, Verantwortlichkeiten festzulegen und offene Punkte vor dem Go-live gezielt zu bearbeiten.

Was beeinflusst Aufwand und Kosten einer ERP Einführung?

Aufwand und Kosten einer ERP Einführung hängen unter anderem von Projektumfang, Systemlandschaft, Prozesskomplexität, Datenmigration und notwendigen Integrationen ab. Eine Einführung mit wenigen beteiligten Anwendungen und klar abgegrenzten Prozessen kann einen anderen Aufwand erfordern als ein Projekt mit mehreren Standorten, Altsystemen, Schnittstellen und individuellen Erweiterungen.

Zu den relevanten Einflussfaktoren gehören beispielsweise Umfang und Zustand der zu übernehmenden Daten, Anzahl der beteiligten Systeme, notwendige Anpassungen, Schnittstellen, Testaufwand, Schulung sowie Planung und Begleitung des Go-live. Auch die Frage, welche bestehenden Prozesse verändert oder neu im ERP abgebildet werden sollen, kann den Projektumfang beeinflussen.

Neben technischen Aufgaben spielt auch die Projektorganisation eine Rolle. Verfügbarkeit der beteiligten Fachbereiche, Entscheidungswege, Verantwortlichkeiten und offene Anforderungen können sich auf Zeitplanung und Abstimmungsaufwand auswirken. Deshalb sollte eine Aufwandsschätzung immer auf der konkreten Ausgangssituation des ERP-Projekts basieren.

Welche Kostenfaktoren bei ERP-Beratung und ERP-Einführung typischerweise zusammenkommen und wie sich Systemauswahl, Datenmigration, Schnittstellen und Projektumfang realistisch einordnen lassen, zeigt unser Beitrag ERP Beratung: Kosten, Systeme und Einführung richtig einschätzen.

Wie maexware ERP-nahe Einführungsprojekte unterstützt

maexware unterstützt Unternehmen bei ERP-nahen Einführungsprojekten dort, wo Prozesse, Daten, Schnittstellen und bestehende Systeme technisch und organisatorisch aufeinander abgestimmt werden müssen. Im Mittelpunkt steht dabei nicht nur das ERP-System selbst, sondern die Einbindung in die vorhandene Systemlandschaft und die Umsetzung relevanter Integrations- und Erweiterungsaufgaben.

Je nach Projekt kann maexware Datenflüsse einordnen, Schnittstellen planen und umsetzen, bestehende Anwendungen integrieren oder individuelle Erweiterungen entwickeln. Auch Anforderungen aus Shop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung oder internen Anwendungen können dabei Teil des ERP-nahen Umsetzungsumfangs sein.

Je nach Ausgangssituation können deshalb auch Business-Prozesse, Schnittstellen- und Individualprogrammierung sowie Individualsoftware entwickeln lassen für das ERP-Projekt relevant sein.

Häufige Fragen zur ERP Einführung

ERP Einführung strukturiert umsetzen und in den Betrieb überführen

Eine ERP Einführung verbindet organisatorische und technische Umsetzungsschritte. Projektorganisation, Datenmigration, Systemkonfiguration, Schnittstellen, Tests, Schulung und Go-live sollten deshalb aufeinander abgestimmt werden, damit das neue ERP-System in die bestehende Systemlandschaft und die relevanten Abläufe eingebunden werden kann.

maexware unterstützt ERP-nahe Einführungsprojekte insbesondere dort, wo Daten, Schnittstellen, bestehende Anwendungen und individuelle technische Anforderungen zusammenkommen. So können Migration, Integration, Tests und Produktivstart im Zusammenhang mit der jeweiligen Systemlandschaft betrachtet werden.