ERP Einführung im Mittelstand

Sie planen eine ERP Einführung in Ihrem mittelständischen Unternehmen? maexware unterstützt Sie dabei, Projektphasen, Datenmigration, Schnittstellen, Tests und Go-live mit den bestehenden Prozessen und Systemen abzustimmen.

Die Einführung eines ERP-Systems umfasst mehr als die technische Bereitstellung der Software. Damit das neue System produktiv eingesetzt werden kann, müssen fachliche, organisatorische und technische Umsetzungsschritte aufeinander abgestimmt werden.

Dazu gehören je nach Projekt die Konfiguration des ERP-Systems, die Übernahme bestehender Daten, die Anbindung weiterer Anwendungen sowie Tests mit realistischen Abläufen. Auch Verantwortlichkeiten, Schulung und die Umstellung auf den Produktivbetrieb sollten früh in die Projektplanung einbezogen werden.

maexware begleitet ERP-nahe Einführungsprojekte insbesondere dort, wo Datenflüsse, bestehende Anwendungen, Schnittstellen und individuelle technische Anforderungen zusammenkommen. So lassen sich relevante Umsetzungsschritte im Zusammenhang mit der bestehenden Systemlandschaft planen und technisch begleiten.

Wann ist eine strukturierte ERP Einführung sinnvoll?

Eine strukturierte ERP Einführung wird besonders relevant, wenn ein ausgewähltes ERP-System in bestehende Abläufe und die vorhandene Systemlandschaft eingebunden werden soll. Im Projekt müssen dann fachliche, organisatorische und technische Aufgaben koordiniert werden, damit das ERP nicht isoliert eingerichtet, sondern gezielt in den späteren Betrieb überführt werden kann.

Im Mittelstand entstehen solche Projekte beispielsweise durch Wachstum, neue Geschäftsmodelle, veränderte Anforderungen oder die geplante Ablösung eines bestehenden Systems. Sind mehrere Fachbereiche und Anwendungen beteiligt, müssen Entscheidungen und Umsetzungsschritte entsprechend aufeinander abgestimmt werden.

Eine strukturierte Einführung schafft dafür einen gemeinsamen Projektrahmen. Sie macht sichtbar, welche Aufgaben voneinander abhängen, wer Entscheidungen oder Freigaben verantwortet und welche Voraussetzungen vor dem Produktivstart erfüllt sein müssen.

ERP Einführung beginnt vor der technischen Umsetzung

Die technische Bereitstellung eines ERP-Systems ist nur ein Teil der Einführung. Bevor die eigentliche Umsetzung beginnt, sollten die wesentlichen fachlichen Entscheidungen getroffen, Verantwortlichkeiten geklärt und die Voraussetzungen für die geplante Nutzung des Systems ausreichend definiert sein.

Bleiben grundlegende Fragen bis in die Umsetzung hinein offen, kann sich das auf nachfolgende Projektschritte und notwendige Abstimmungen auswirken. Eine strukturierte ERP Einführung setzt deshalb auf einer geklärten fachlichen Ausgangslage auf und überführt diese schrittweise in die organisatorische und technische Umsetzung.

Sind Anforderungen, Zielbild oder Systementscheidung noch offen, schafft eine ERP-Beratung für mittelständische Unternehmen die fachliche Grundlage für das Vorhaben. Die ERP Einführung überführt die anschließend getroffenen Entscheidungen in einen konkreten Projekt- und Umsetzungsablauf.

Die wichtigsten Phasen einer ERP Einführung

Eine ERP Einführung sollte in klaren Phasen geplant werden. Dadurch wird sichtbar, welche Aufgaben aufeinander aufbauen, welche Ergebnisse für den jeweils nächsten Schritt benötigt werden und an welchen Stellen Entscheidungen oder Freigaben erforderlich sind.

Der konkrete Ablauf hängt von Ausgangssituation, Systemlandschaft und Projektumfang ab. Die erstmalige Einführung eines zentralen ERP-Systems kann andere Schwerpunkte erfordern als die Erweiterung einer bestehenden Umgebung oder der Wechsel von einem bisherigen System. Die grundlegenden Projektphasen lassen sich dennoch als gemeinsamer Rahmen für die Umsetzung nutzen.

Die einzelnen Projektphasen lassen sich anhand einer Checkliste für die ERP-Einführung strukturieren. Sie umfasst wesentliche Schritte von der Projektvorbereitung und Datenmigration über Tests und Schulungen bis zum Go-live.

Rollen und Verantwortlichkeiten im ERP-Projekt klären

Eine ERP Einführung betrifft in der Regel mehrere Bereiche im Unternehmen. Deshalb sollte früh feststehen, wer fachliche Entscheidungen trifft, Aufgaben koordiniert, Daten verantwortet, Tests durchführt und Ergebnisse freigibt. Klare Zuständigkeiten verkürzen Abstimmungswege und machen offene Entscheidungen im Projekt sichtbar.

Sinnvoll ist ein Projektteam, das fachliche und technische Perspektiven verbindet. Die Fachbereiche bringen ihr Wissen über operative Abläufe ein, während interne IT oder technische Partner die Systemlandschaft und technische Abhängigkeiten berücksichtigen. Projektleitung und Geschäftsführung schaffen den organisatorischen Rahmen für Prioritäten und Entscheidungen.

Eine besondere Rolle können Key User übernehmen. Sie kennen die spätere Nutzung aus dem Arbeitsalltag, prüfen relevante Abläufe und geben Rückmeldung aus den Fachbereichen. Gleichzeitig können sie den Wissenstransfer unterstützen und damit die Verbindung zwischen Projektteam und operativer Nutzung des ERP-Systems stärken.

Datenmigration für die ERP Einführung vorbereiten

Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil einer ERP Einführung. Bevor Stamm-, Bewegungs- oder historische Daten in das neue ERP-System übernommen werden, sollten die relevanten Datenquellen, Strukturen, Verantwortlichkeiten und der tatsächlich benötigte Datenumfang geklärt werden.

Für die ERP Einführung ist dabei entscheidend, welche Daten zum Produktivstart benötigt werden und wie ihre Übernahme in den Projektablauf eingebunden wird. Datenbereinigung, Mapping, Testmigrationen und die finale Übernahme sollten deshalb nicht isoliert betrachtet, sondern mit Konfiguration, Tests und geplanter Umstellung abgestimmt werden.

Die Datenmigration aus bestehenden Systemen erfordert eine gezielte Vorbereitung von Datenbeständen, Mapping und Testübernahmen. Davon zu unterscheiden ist die dauerhafte Datenintegration zwischen mehreren Anwendungen, durch die Informationen auch nach der ERP Einführung systemübergreifend verfügbar bleiben.

Schnittstellen in der ERP Einführung planen und umsetzen

Bei einer ERP Einführung sollte früh geklärt werden, welche bestehenden Anwendungen weiterhin genutzt werden und welche davon mit dem neuen ERP-System verbunden werden müssen. Je nach Systemlandschaft können dazu beispielsweise Onlineshop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung, Reporting oder individuelle Anwendungen gehören.

Für das Einführungsprojekt ist entscheidend, welche Daten zwischen den beteiligten Systemen ausgetauscht werden, welche Anwendung für bestimmte Informationen oder Prozesse verantwortlich ist und zu welchem Zeitpunkt die jeweiligen Verbindungen benötigt werden. Dadurch lassen sich Schnittstellen rechtzeitig in Konfiguration, Tests und Produktivstart einplanen.

Je nach Systemlandschaft unterscheiden sich die Integrationsaufgaben: Die Entwicklung individueller ERP-Schnittstellen ermöglicht den gezielten Datenaustausch mit bestehenden Anwendungen. Im Onlinehandel verbindet die E-Commerce-ERP-Integration Shopprozesse mit dem ERP, während eine Warenwirtschaft-Integration die Anbindung einer separaten Warenwirtschaft abdeckt. Bei mehreren voneinander abhängigen Anwendungen muss die Systemintegration der gesamten Softwarelandschaft berücksichtigt werden.

Damit diese Anbindungen vor dem Produktivstart verlässlich getestet werden können, sollten Datenobjekte, Feldzuordnungen, Übertragungsregeln und prüfbare Abnahmekriterien bereits in der ERP-Schnittstellenspezifikation eindeutig dokumentiert sein.

ERP testen und Go-live vorbereiten

Vor dem Produktivstart sollte das ERP-System unter Bedingungen geprüft werden, die der späteren Nutzung möglichst nahekommen. Neben einzelnen Funktionen betrifft das auch Berechtigungen, übernommene Daten und Abläufe, die von angebundenen Anwendungen oder mehreren Systemen abhängen.

Welche Tests notwendig sind, hängt von Projektumfang und Systemlandschaft ab. Entscheidend ist, die für den Betrieb relevanten Szenarien abzudecken und dabei auch Sonderfälle, fehlerhafte Datenübergaben und technische oder fachliche Abhängigkeiten zu berücksichtigen. Ergebnisse und offene Punkte sollten nachvollziehbar dokumentiert und vor der Freigabe bewertet werden.

Parallel dazu sollte die Umstellung auf den Produktivbetrieb vorbereitet werden. Ein klarer Cutover-Plan legt fest, welche Schritte vor, während und unmittelbar nach der Umstellung erforderlich sind, wer dafür verantwortlich ist und wie bei offenen Punkten oder Problemen vorgegangen wird.

ERP Einführung in Handel und E-Commerce

Bei einer ERP Einführung in Handel und E-Commerce ist das ERP häufig Teil einer Systemlandschaft, in der Onlineshop, Warenwirtschaft, PIM, Buchhaltung oder weitere Anwendungen bereits zentrale Aufgaben übernehmen. Für die Einführung muss deshalb geklärt werden, welche Rolle das ERP künftig in diesen Abläufen spielt und wie bestehende Systeme weiter genutzt werden.

Besonders relevant ist die Verteilung von Daten und Verantwortlichkeiten zwischen den Systemen: Wo entstehen Bestellungen, welches System führt Bestände, wo werden Produktinformationen gepflegt und welche Anwendung stellt Preise oder Statusinformationen bereit? Diese Zuordnung bildet die Grundlage dafür, die betroffenen Handelsprozesse vor dem Produktivstart durchgängig zu prüfen.

Im Onlinehandel sorgt eine E-Commerce-ERP-Integration dafür, dass Bestellungen, Bestände und weitere relevante Daten zwischen Shop und ERP ausgetauscht werden. Bei komplexeren Vertriebsprozessen muss auch die Architektur des B2B-E-Commerce berücksichtigt werden. Werden Produktinformationen zentral verwaltet, schafft eine PIM-Integration für Produktdaten die Verbindung zwischen Produktdatenmanagement, ERP und weiteren Vertriebskanälen.

Typische Risiken bei der ERP Einführung

Risiken bei einer ERP Einführung entstehen häufig dort, wo Entscheidungen, Abhängigkeiten oder Voraussetzungen im Projekt zu spät geklärt werden. Die Auswirkungen zeigen sich dann nicht unbedingt sofort, sondern beispielsweise in zusätzlichen Abstimmungen, wiederholten Tests oder offenen Punkten kurz vor dem Produktivstart.

Besonders bei mehreren beteiligten Fachbereichen und Anwendungen können sich einzelne Probleme auf weitere Projektbereiche auswirken. Eine verspätete Datenvorbereitung kann Tests beeinflussen, ungeklärte Systemverantwortung kann Schnittstellen blockieren und fehlendes Feedback aus den Fachbereichen kann relevante Sonderfälle erst spät sichtbar machen.

Deshalb sollten Risiken nicht nur gesammelt, sondern mit konkreten Verantwortlichkeiten, Auswirkungen und notwendigen Entscheidungen verbunden werden. So lässt sich nachvollziehen, welche offenen Punkte für den weiteren Projektverlauf oder den geplanten Go-live besonders relevant sind.

Was beeinflusst Aufwand und Kosten einer ERP Einführung?

Aufwand und Kosten einer ERP Einführung lassen sich nicht allein aus dem gewählten ERP-System ableiten. Entscheidend ist, was im konkreten Projekt umgesetzt werden muss und wie viele fachliche, technische und organisatorische Abhängigkeiten dabei berücksichtigt werden müssen.

Eine Einführung mit klar abgegrenzten Prozessen und wenigen beteiligten Anwendungen kann einen anderen Projektumfang haben als eine Systemlandschaft mit mehreren Fachbereichen, Standorten, Datenquellen, Integrationen oder individuellen Erweiterungen. Deshalb sollten die wesentlichen Aufwandstreiber vor einer belastbaren Einschätzung gemeinsam betrachtet werden.

Auch die Projektorganisation beeinflusst den Aufwand. Sind Ansprechpartner verfügbar, Entscheidungen zeitnah möglich und Verantwortlichkeiten geklärt, lassen sich Umsetzungsschritte anders koordinieren als bei offenen Anforderungen oder langen Abstimmungswegen. Eine Aufwandsschätzung sollte deshalb immer auf der konkreten Ausgangssituation und dem geplanten Leistungsumfang basieren.

Bei der Kostenplanung für ERP-Beratung und ERP-Einführung müssen deshalb neben Systemauswahl und Projektumfang auch Datenmigration, Schnittstellen, individuelle Anpassungen und organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden.

Wie maexware ERP-nahe Einführungsprojekte unterstützt

maexware unterstützt ERP-nahe Einführungsprojekte insbesondere dort, wo das neue ERP mit bestehenden Anwendungen, Datenflüssen und individuellen technischen Anforderungen zusammengebracht werden muss. Der Schwerpunkt liegt auf den Aufgaben rund um die Einbindung des ERP in die vorhandene Systemlandschaft.

Je nach Projekt kann maexware technische Abhängigkeiten einordnen, Datenübergaben und Schnittstellen umsetzen, bestehende Anwendungen anbinden oder individuelle Erweiterungen entwickeln. Dadurch lassen sich Anforderungen berücksichtigen, die über die reine Bereitstellung und Konfiguration des ERP-Systems hinausgehen.

Bei komplexen Systemlandschaften kann maexware die Schnittstellen- und Individualprogrammierung übernehmen, um bestehende Anwendungen und individuelle technische Komponenten miteinander zu verbinden. Wenn Standardfunktionen des ERP-Systems nicht ausreichen, lassen sich durch die Entwicklung individueller Software zusätzliche Funktionen für spezifische Geschäftsprozesse realisieren.

Häufige Fragen zur ERP Einführung

ERP Einführung strukturiert umsetzen und in den Betrieb überführen

Eine erfolgreiche ERP Einführung endet nicht mit der technischen Bereitstellung des Systems. Entscheidend ist, die notwendigen Umsetzungsschritte so zu koordinieren, dass das ERP mit den beteiligten Anwendungen und Abläufen zusammenarbeitet und der Übergang in den Produktivbetrieb vorbereitet ist.

maexware unterstützt ERP-nahe Einführungsprojekte insbesondere bei der technischen Einbindung in bestehende Systemlandschaften, bei Datenübergaben und Schnittstellen sowie bei individuellen Erweiterungen. Welche Aufgaben relevant sind, richtet sich nach der Ausgangssituation und dem konkreten Einführungsprojekt.