Vertrieb digitalisieren: Vertriebsprozesse und Systeme intelligent verbinden

Sie möchten Vertriebsprozesse digitalisieren, damit Kundenanfragen, Angebote, Bestellungen und weitere Vertriebsinformationen strukturierter zwischen Mitarbeitern, Kunden und den beteiligten Systemen verarbeitet werden können? maexware unterstützt Unternehmen dabei, digitale Vertriebsprozesse im B2B zu gestalten, relevante Systeme zu verbinden und geeignete wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.

Wer den Vertrieb digitalisieren möchte, sollte nicht nur einzelne Tools einführen. Entscheidend ist der gesamte Ablauf: Welche Informationen werden in welchem Prozessschritt benötigt, aus welchen Systemen stammen sie und wie werden sie an Mitarbeiter, Kunden oder nachgelagerte Prozesse weitergegeben?

In vielen Unternehmen entstehen noch manuelle Zwischenschritte zwischen Kundenanfrage, Angebot und Auftrag. Informationen werden mehrfach übertragen, in unterschiedlichen Anwendungen gepflegt oder per E-Mail weitergegeben. Dadurch können Medienbrüche, doppelte Datenpflege und zusätzlicher Abstimmungsaufwand entstehen.

maexware verbindet Vertriebsabläufe mit den dafür relevanten Systemen, Datenflüssen und digitalen Funktionen. Je nach Prozess können beispielsweise ERP, Onlineshop, Kundenportal oder weitere Anwendungen eingebunden werden, damit Informationen gezielt bereitgestellt und wiederkehrende Arbeitsschritte digital unterstützt werden.

Wann sollten Unternehmen Vertriebsprozesse digitalisieren?

Unternehmen sollten Vertriebsprozesse digitalisieren, wenn im Vertriebsalltag viele manuelle Zwischenschritte entstehen und relevante Informationen über mehrere Anwendungen oder Kommunikationskanäle verteilt sind. Besonders im B2B können komplexere Kundenstrukturen, individuelle Konditionen und wiederkehrende Abläufe den manuellen Aufwand zusätzlich erhöhen.

Typische Anzeichen sind Medienbrüche, Mehrfachpflege, wiederholte Informationssuche oder manuelle Übergaben zwischen einzelnen Prozessschritten. Je häufiger Mitarbeiter Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammentragen oder in andere Systeme übertragen müssen, desto relevanter wird eine durchgängigere Digitalisierung des Vertriebsprozesses.

Solche Muster zeigen, an welchen Stellen digitale Vertriebsprozesse ansetzen können. Dabei muss nicht der gesamte Vertrieb auf einmal umgestellt werden: Entscheidend ist zunächst, welche manuellen Übergaben, Informationsbrüche und wiederkehrenden Arbeitsschritte den jeweiligen Vertriebsprozess besonders belasten.

Welche Vertriebsprozesse lassen sich digitalisieren?

Viele Vertriebsprozesse lassen sich digital abbilden, wenn wiederkehrende Abläufe und die dafür benötigten Informationen gemeinsam betrachtet werden. Typische Ansatzpunkte reichen von Kundenanfragen und Angeboten über Bestellungen und Nachbestellungen bis zur Bereitstellung von Preisen, Dokumenten und Statusinformationen.

Welche Schritte sinnvoll digitalisiert werden können, hängt vom jeweiligen Vertriebsmodell ab. Dabei können sowohl interne Arbeitsschritte als auch direkte Kundenprozesse digital unterstützt und miteinander verbunden werden.

Nicht jeder Vertriebsprozess muss im gleichen Umfang digitalisiert werden. Entscheidend ist, welche Abläufe häufig wiederkehren, besonders viele manuelle Übergaben verursachen oder für Mitarbeiter und Kunden einen strukturierten digitalen Zugriff auf Informationen erfordern.

Wenn Bestellungen und weitere Abläufe speziell im Onlineshop automatisiert werden sollen, finden Sie unter Onlineshop-Prozesse automatisieren die passende Vertiefung.

ERP, Shop, Kundenportal und weitere Vertriebssysteme verbinden

Digitale Vertriebsprozesse verbinden häufig mehrere Anwendungen, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen. ERP, Onlineshop, Kundenportal, CRM, Warenwirtschaft und weitere Systeme können jeweils Informationen oder Funktionen bereitstellen, die an unterschiedlichen Stellen des Vertriebsprozesses benötigt werden.

Entscheidend ist deshalb eine klare Aufgabenverteilung: Welches System stellt welche Informationen bereit, wo werden Daten weiterverarbeitet und welche Anwendungen benötigen sie im nächsten Prozessschritt? Daraus ergeben sich die erforderlichen Systemverbindungen und Datenflüsse.

Welche Systeme tatsächlich miteinander verbunden werden sollten, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertriebsablauf. Eine Kundenanfrage kann beispielsweise im CRM erfasst werden, ein Angebot Informationen aus dem ERP verwenden, eine Bestellung über den Shop eingehen und der Auftragsstatus anschließend im Kundenportal bereitgestellt werden.

Wenn die technische Verbindung mehrerer Anwendungen und Systemgrenzen selbst im Mittelpunkt steht, finden Sie unter Systemintegration die passende Vertiefung. Für individuelle APIs und direkte Systemanbindungen ist Schnittstellenentwicklung & API-Entwicklung relevant.

Digitale Vertriebsprozesse im B2B

Digitale Vertriebsprozesse im B2B müssen häufig Anforderungen abbilden, die über einen einfachen Online-Bestellprozess hinausgehen. Firmenkunden arbeiten beispielsweise mit individuellen Preisen und Konditionen, kundenspezifischen Sortimenten, wiederkehrenden Bestellungen, mehreren Ansprechpartnern oder definierten Freigaben.

Entscheidend ist deshalb, wie persönlicher Vertrieb und digitale Kundenprozesse zusammenspielen. Informationen und Funktionen sollten dort digital verfügbar sein, wo sie von Mitarbeitern oder Kunden im jeweiligen Prozessschritt benötigt werden.

Digitale B2B-Prozesse müssen den persönlichen Vertrieb dabei nicht ersetzen. Shop, Kundenportal oder Self-Service-Bereiche können insbesondere wiederkehrende Bestell-, Informations- und Serviceprozesse ergänzen, während individuelle Beratung und persönliche Betreuung weiterhin Teil des Vertriebsmodells bleiben.

Wenn die Konzeption und Weiterentwicklung einer digitalen B2B-Commerce-Plattform im Mittelpunkt steht, finden Sie bei unserer B2B E-Commerce Agentur die passende Vertiefung. Stehen dagegen Login, Rollen, Dokumente, Bestellhistorien und Self-Service für bestehende Kunden im Mittelpunkt, ist B2B Kundenportal entwickeln lassen die passendere Seite.

Vertriebsprozesse automatisieren: Daten, Workflows und Schnittstellen

Vertriebsprozesse lassen sich gezielt automatisieren, wenn wiederkehrende Abläufe klar definiert sind und die dafür benötigten Informationen digital zur Verfügung stehen. Geeignete Ansatzpunkte sind vor allem regelmäßige Datenübergaben, Statusänderungen, Dokumentenprozesse oder klar definierte interne Arbeitsschritte.

Vertriebsautomatisierung ist dabei ein Teil der Vertriebsdigitalisierung. Zunächst muss feststehen, wie der jeweilige Vertriebsprozess ablaufen soll und welche Systeme und Informationen beteiligt sind. Anschließend kann entschieden werden, welche wiederkehrenden Schritte regelbasiert ausgeführt werden können und wo weiterhin eine manuelle Bearbeitung sinnvoll oder erforderlich ist.

Welche Schritte automatisiert werden sollten, hängt vom jeweiligen Vertriebsablauf ab. Besonders relevant sind wiederkehrende Aufgaben mit klaren Regeln und definierten Datenquellen. Individuelle Beratung, Entscheidungen oder Sonderfälle können dagegen weiterhin eine manuelle Bearbeitung erfordern.

Wenn Daten unabhängig vom Vertriebsprozess zwischen mehreren Systemen aktuell gehalten werden sollen, finden Sie unter Datensynchronisation die passende Vertiefung.

Wenn die Automatisierung wiederkehrender Abläufe über den Vertrieb hinaus im Mittelpunkt steht, finden Sie unter Prozessautomatisierung die passende Vertiefung.

Von der Prozessanalyse zum digitalen Vertriebsprozess

Wenn Unternehmen Vertriebsprozesse digitalisieren möchten, sollte das Projekt nicht mit einem einzelnen Tool beginnen. Ausgangspunkt sind die bestehenden Abläufe, beteiligten Nutzer, benötigten Informationen und Systemübergänge. Erst daraus lässt sich ableiten, welche Prozessschritte digital unterstützt, verbunden oder automatisiert werden sollten.

maexware begleitet Projekte zur Digitalisierung von Vertriebsprozessen von der Analyse bestehender Abläufe über die Planung digitaler Prozesse und erforderlicher Systemverbindungen bis zu Umsetzung, Tests, Go-live und Weiterentwicklung.

Bei der Planung sollten technische Anforderungen und die tatsächliche Nutzung gemeinsam betrachtet werden. Vertriebsmitarbeiter, B2B-Kunden und weitere beteiligte Teams benötigen je nach Prozess unterschiedliche Informationen und Funktionen. Diese Anforderungen bestimmen mit, wie der digitale Vertriebsprozess und die erforderlichen Systemübergänge gestaltet werden.

Wenn nicht nur der Vertrieb, sondern abteilungsübergreifende Unternehmensprozesse digitalisiert werden sollen, finden Sie unter Geschäftsprozesse digitalisieren die passende Vertiefung. Wenn für den Vertriebsprozess eigene Anwendungen, Portale oder projektspezifische Funktionen erforderlich sind, finden Sie unter Individualsoftware entwickeln lassen weitere Informationen.

Warum maexware für digitale Vertriebsprozesse?

Digitale Vertriebsprozesse betreffen häufig mehrere Bereiche gleichzeitig: bestehende Vertriebsabläufe, B2B-Anforderungen, Daten, eingesetzte Systeme und technische Integrationen. maexware betrachtet diese Zusammenhänge gemeinsam, statt die Digitalisierung auf die Einführung eines einzelnen Tools zu reduzieren.

Dabei verbindet maexware B2B-E-Commerce, Systemintegration, Datenintegration, Schnittstellenentwicklung, individuelle Softwareentwicklung und Prozessautomatisierung. So können fachliche Anforderungen und technische Umsetzung innerhalb eines Projekts aufeinander abgestimmt werden.

Der Vorteil dieses Ansatzes liegt in der Verbindung von fachlicher Prozessbetrachtung und technischer Umsetzung. Dadurch können digitale Vertriebsabläufe so geplant werden, dass Systemverbindungen, Datenflüsse, Automatisierung und individuelle Funktionen auf den jeweiligen Prozess abgestimmt sind.

Häufig gestellte Fragen zu digitalen Vertriebsprozessen

Vertriebsprozesse digitalisieren und Systeme gezielt verbinden

Wer Vertriebsprozesse digitalisieren möchte, sollte bestehende Abläufe, beteiligte Systeme und benötigte Informationen gemeinsam betrachten. So lässt sich gezielt festlegen, wo digitale Funktionen, Systemverbindungen oder Automatisierung den Vertriebsprozess sinnvoll unterstützen.

maexware unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Vertriebsabläufe zu analysieren und daraus passende digitale Prozesse, Datenflüsse und technische Verbindungen abzuleiten. Dabei können vorhandene Systeme einbezogen und bei Bedarf um Self-Service oder individuelle Funktionen ergänzt werden.