Vertrieb digitalisieren: Vertriebsprozesse und Systeme intelligent verbinden

Sie möchten Vertriebsprozesse digitalisieren, damit Kundenanfragen, Angebote, Bestellungen, Preise, Dokumente und Statusinformationen strukturierter zwischen Vertrieb, ERP, Onlineshop, Kundenportal und weiteren Systemen verarbeitet werden können? maexware unterstützt Unternehmen dabei, digitale Vertriebsprozesse im B2B zu planen, Systeme gezielt zu verbinden und wiederkehrende Aufgaben im Vertrieb zu automatisieren.

Wer den Vertrieb digitalisieren möchte, sollte nicht nur einzelne Tools einführen. Entscheidend ist, wie Anfragen, Angebote, Preise, Bestellungen, Kundendaten, Dokumente und Statusinformationen entlang des gesamten Vertriebsprozesses verarbeitet und zwischen den beteiligten Systemen übergeben werden.

In vielen Unternehmen bestehen noch manuelle Zwischenschritte: Kundenanfragen kommen per E-Mail, Angebote werden einzeln erstellt, Bestellungen in ERP-Systeme übertragen, Kundendaten in CRM-Systemen gepflegt und Dokumente in separaten Anwendungen abgelegt. Dadurch können Medienbrüche, doppelte Datenpflege, zusätzliche Abstimmungen und wiederkehrende Rückfragen entstehen.

maexware verbindet digitale Vertriebsprozesse mit Schnittstellen, Datenintegration und Prozessautomatisierung. Je nach Projekt können ERP, Onlineshop, Kundenportal, CRM und weitere Anwendungen so eingebunden werden, dass Geschäftsprozesse, Datenflüsse und Systemrollen besser aufeinander abgestimmt werden.

Wann sollten Unternehmen Vertriebsprozesse digitalisieren?

Unternehmen sollten Vertriebsprozesse digitalisieren, wenn im Vertrieb viele Aufgaben manuell bearbeitet werden und relevante Informationen über mehrere Systeme oder Kommunikationskanäle verteilt sind. Das betrifft besonders B2B-Unternehmen, bei denen Kundenanfragen, Angebote, Bestellungen, Preise, Kundendaten, Dokumente und Statusinformationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenkommen.

Typische Herausforderungen entstehen, wenn ERP, Onlineshop, Kundenportal, CRM, E-Mail-Kommunikation und interne Abläufe nur teilweise miteinander verbunden sind. Vertriebsmitarbeiter müssen Informationen suchen, Daten mehrfach pflegen oder Bestellungen und Dokumente manuell zwischen Systemen weitergeben.

Digitale Vertriebsprozesse können helfen, solche Medienbrüche und manuellen Zwischenschritte zu reduzieren. Informationen aus ERP, Shop, Kundenportal, CRM und weiteren Systemen lassen sich gezielter in die jeweiligen Abläufe einbinden. Dadurch können Unternehmen Vertriebsprozesse optimieren und Informationen strukturierter für Mitarbeiter oder Kunden bereitstellen.

Welche Vertriebsprozesse lassen sich digitalisieren?

Viele Vertriebsprozesse lassen sich digital abbilden, wenn Abläufe, Daten und beteiligte Systeme gemeinsam betrachtet werden. Dazu gehören Kundenanfragen, Angebotsprozesse, Bestellungen, Nachbestellungen, Preisabfragen, Dokumentenbereitstellung, Statusinformationen, Kundenservice und wiederkehrende B2B-Prozesse.

Vertriebsdigitalisierung sollte dabei nicht nur als Einführung eines neuen Tools verstanden werden. ERP, Onlineshop, Kundenportal, CRM, Dokumente, Datenflüsse und Automatisierung können entlang des Vertriebsprozesses so zusammenspielen, dass weniger manuelle Übergaben zwischen einzelnen Arbeitsschritten notwendig sind.

Welche Vertriebsprozesse digitalisiert und optimiert werden sollten, hängt vom Geschäftsmodell, den beteiligten Systemen und den wiederkehrenden Abläufen ab. Ein Hersteller mit komplexen B2B-Kunden kann andere Anforderungen haben als ein Großhändler, Dienstleister oder Unternehmen mit regelmäßigen Nachbestellungen und individuellen Konditionen.

Wenn Bestellungen und weitere Abläufe speziell im Onlineshop automatisiert werden sollen, finden Sie unter Onlineshop-Prozesse automatisieren die passende Vertiefung.

ERP, Shop, Kundenportal und weitere Vertriebssysteme verbinden

Digitale Vertriebsprozesse sollten die beteiligten Systeme nicht isoliert betrachten. ERP, Onlineshop, Kundenportal, CRM, Warenwirtschaft und weitere Anwendungen übernehmen unterschiedliche Aufgaben im Vertriebsprozess und stellen jeweils andere Informationen bereit.

Im ERP liegen beispielsweise Preise, Konditionen, Aufträge und kaufmännische Informationen. CRM-Systeme können Kundendaten, Ansprechpartner, Anfragen oder Vertriebsaktivitäten bereitstellen. Shop und Kundenportal bilden digitale Kontakt-, Bestell- und Self-Service-Prozesse ab. Durch passende Schnittstellen und Datenflüsse lassen sich diese Informationen entlang des Vertriebsprozesses miteinander verbinden.

Welche Systeme im Vertriebsprozess miteinander verbunden werden sollten, hängt vom jeweiligen Ablauf ab. Eine Kundenanfrage kann beispielsweise in einem CRM-System erfasst werden, ein Angebot Preise aus dem ERP verwenden, eine Bestellung über den Shop eingehen und der aktuelle Auftragsstatus später im Kundenportal bereitgestellt werden.

Wenn die technische Verbindung mehrerer Anwendungen und Systemgrenzen selbst im Mittelpunkt steht, finden Sie unter Systemintegration die passende Vertiefung. Für individuelle APIs und direkte Systemanbindungen ist außerdem die Seite Schnittstellenentwicklung & API-Entwicklung relevant.

Digitale Vertriebsprozesse im B2B

Digitale Vertriebsprozesse im B2B unterscheiden sich häufig von einfachen Online-Bestellungen im B2C. Firmenkunden arbeiten beispielsweise mit individuellen Preisen, Rahmenverträgen, kundenspezifischen Sortimenten, wiederkehrenden Bestellungen, mehreren Ansprechpartnern oder definierten Freigaben.

Bei der Digitalisierung im B2B-Vertrieb sollte deshalb nicht nur der Onlineshop betrachtet werden. ERP, Shop, Kundenportal, CRM, Produktdaten, Preise, Dokumente und Statusinformationen können je nach Vertriebsprozess miteinander verbunden werden, damit relevante Informationen digital bereitgestellt und manuelle Übergaben reduziert werden.

Im B2B kann es sinnvoll sein, persönlichen Vertrieb und digitale Kundenprozesse miteinander zu kombinieren. Shop, Kundenportal oder Self-Service-Bereiche ersetzen dabei nicht automatisch die persönliche Betreuung, sondern können wiederkehrende Abläufe, Informationsbereitstellung und Bestellprozesse ergänzen.

Wenn die Konzeption und Weiterentwicklung einer digitalen B2B-Commerce-Plattform im Mittelpunkt steht, finden Sie bei unserer B2B E-Commerce Agentur die passende Vertiefung. Stehen dagegen Login, Rollen, Dokumente, Bestellhistorien und Self-Service für bestehende Kunden im Mittelpunkt, ist B2B Kundenportal entwickeln lassen die passendere Seite.

Vertriebsprozesse automatisieren: Daten, Workflows und Schnittstellen

Vertriebsprozesse lassen sich teilweise automatisieren, wenn wiederkehrende Abläufe klar definiert sind und die dafür benötigten Informationen aus ERP, Shop, Kundenportal, CRM, Warenwirtschaft oder weiteren Systemen verfügbar sind. Dabei kann es um Datenabgleiche, Bestellungen, Statusinformationen, Dokumente, Benachrichtigungen oder interne Prüfschritte gehen.

Vertriebsautomatisierung ist dabei ein Teil der Vertriebsdigitalisierung. Sie kann manuelle Zwischenschritte reduzieren, wenn festgelegt ist, welche Informationen zwischen den beteiligten Systemen ausgetauscht werden, welche Regeln im jeweiligen Vertriebsablauf gelten und welche Schritte tatsächlich automatisiert werden sollen.

Welche Schritte automatisiert werden sollten, hängt vom jeweiligen Vertriebsablauf ab. Entscheidend ist, dass Kundendaten, Preise, Produktinformationen, Bestände, Auftragsstatus und Dokumente aus den vorgesehenen Systemen stammen und entlang des Prozesses passend verarbeitet werden.

Wie ERP, CRM, E-Commerce und weitere Systeme bei der Automatisierung zusammenwirken können, zeigt unser Beitrag Geschäftsprozesse automatisieren mit ERP & CRM.

Wenn die Automatisierung wiederkehrender Abläufe über den Vertrieb hinaus im Mittelpunkt steht, finden Sie unter Prozessautomatisierung die passende Vertiefung.

Von der Prozessanalyse zum digitalen Vertriebsprozess

Wenn Unternehmen Vertriebsprozesse digitalisieren möchten, sollte das Projekt nicht mit einem einzelnen Tool beginnen. Zunächst sollten Kundenanfragen, Angebotsprozesse, Bestellungen, Nachbestellungen, Preislogik, Dokumente, Statusinformationen sowie die beteiligten Systeme und Datenquellen betrachtet werden.

maexware begleitet Projekte zur Digitalisierung von Vertriebsprozessen von der Analyse bestehender Abläufe über Prozesskonzept, Systemanbindung und Datenflüsse bis zu Tests, Go-live und Weiterentwicklung. Dabei wird festgelegt, welche Schritte digital abgebildet, automatisiert oder durch Self-Service-Funktionen ergänzt werden sollen.

Bei der Planung sollten nicht nur technische Systeme, sondern auch die konkreten Nutzer und Abläufe berücksichtigt werden. Vertriebsmitarbeiter benötigen relevante Kunden- und Auftragsinformationen, B2B-Kunden greifen je nach Prozess auf Preise, Dokumente oder Statusdaten zu und interne Teams arbeiten mit unterschiedlichen Systemen und Zuständigkeiten.

Wenn nicht nur der Vertrieb, sondern abteilungsübergreifende Unternehmensprozesse digitalisiert werden sollen, finden Sie unter Geschäftsprozesse digitalisieren die passende Vertiefung. Wenn für den Vertriebsprozess eigene Anwendungen, Portale oder projektspezifische Funktionen erforderlich sind, finden Sie unter Individualsoftware entwickeln lassen weitere Informationen.

Warum maexware für digitale Vertriebsprozesse?

maexware betrachtet digitale Vertriebsprozesse nicht als Einführung eines einzelnen Tools, sondern als Zusammenspiel aus Vertriebsabläufen, Daten, Systemen und Automatisierung. Entscheidend ist, welche Informationen und Funktionen für Kundenanfragen, Angebote, Preise, Bestellungen, Dokumente und Statusinformationen tatsächlich benötigt werden.

Dabei verbindet maexware Erfahrung in B2B-E-Commerce, Systemintegration, Datenintegration, Schnittstellenentwicklung, individueller Softwareentwicklung und Prozessautomatisierung. So können fachliche Vertriebsabläufe gemeinsam mit den erforderlichen Systemverbindungen, Datenflüssen und digitalen Funktionen geplant und technisch umgesetzt werden.

Digitale Vertriebsprozesse sollten nicht isoliert betrachtet werden. Ein Angebot kann Kundendaten, Produktinformationen und Preise aus mehreren Systemen benötigen. Eine Bestellung kann anschließend an ERP oder Warenwirtschaft übergeben werden, während Dokumente und Statusinformationen später für Vertrieb oder Kunden bereitgestellt werden.

maexware unterstützt Unternehmen dabei, diese Zusammenhänge zu analysieren und passende digitale Abläufe, Systemverbindungen und Datenflüsse technisch umzusetzen. So lassen sich Vertriebsprozesse schrittweise digitalisieren und bei Bedarf um Automatisierung, Self-Service oder individuelle Funktionen erweitern.

Häufig gestellte Fragen zu digitalen Vertriebsprozessen

Vertriebsprozesse digitalisieren und Systeme gezielt verbinden

Digitale Vertriebsprozesse können helfen, manuelle Zwischenschritte im Vertrieb zu reduzieren und Informationen aus ERP, Shop, Kundenportal, CRM, Warenwirtschaft und weiteren Systemen gezielter in den jeweiligen Ablauf einzubinden. Kundenanfragen, Angebote, Bestellungen, Nachbestellungen, Dokumente und Statusinformationen lassen sich dadurch digital abbilden und zwischen den beteiligten Systemen bereitstellen.

Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Vertriebsabläufen, Daten und Systemen. Wenn Kundendaten, Preise, Angebote, Aufträge, Dokumente oder Statusinformationen in unterschiedlichen Anwendungen liegen, sollten die benötigten Systemübergänge und Datenflüsse passend zum jeweiligen Vertriebsprozess geplant werden.

maexware unterstützt Unternehmen dabei, ihren Vertrieb zu digitalisieren, beteiligte Systeme zu verbinden und wiederkehrende Aufgaben gezielt zu automatisieren – von der Analyse bestehender Abläufe über Systemanbindungen und Datenflüsse bis zu Shop, Kundenportal, Schnittstellen und individuellen digitalen Funktionen.