Ein Vertriebsteam überträgt Bestellungen manuell ins ERP, die Lagerverwaltung arbeitet mit mehreren Excel-Listen und Kunden müssen für jede Anfrage eine E-Mail schreiben. Solche Abläufe kosten Zeit und führen häufig zu Fehlern. Standardsoftware kann viele Aufgaben abdecken, passt aber nicht immer zu den vorhandenen Prozessen. Genau hier setzen individuelle Softwarelösungen an.
Die folgenden Beispiele für Individualsoftware zeigen, wie Unternehmen konkrete Aufgaben mit maßgeschneiderten Anwendungen lösen können. Dazu gehören interne Verwaltungstools, Webanwendungen, Kundenportale, Produktkonfiguratoren, automatisierte Workflows und mobile Business-Apps. Entscheidend ist nicht nur, welche Funktionen eine Anwendung bietet, sondern auch, welche Daten sie verarbeitet und wie sie mit bestehenden Systemen zusammenarbeitet.
Anhand von zehn typischen Anwendungsfällen erfahren Sie, welches Problem die jeweilige Software löst, welche Funktionen dafür benötigt werden und wann sich eine individuelle Entwicklung anbieten kann. So erhalten Sie einen praxisnahen Überblick über die Einsatzmöglichkeiten von Individualsoftware im Unternehmen.
Was ist Individualsoftware? Ein einfaches Beispiel
Individualsoftware ist eine Anwendung, die gezielt für die Anforderungen und Arbeitsabläufe eines Unternehmens entwickelt wird. Anders als eine allgemein einsetzbare Standardlösung orientiert sie sich an konkreten Aufgaben, benötigten Funktionen und vorhandenen Systemen. Das kann ein kleines internes Werkzeug ebenso sein wie eine umfangreiche Geschäftsanwendung.
Ein einfaches Beispiel ist die Bearbeitung von Kundenaufträgen: Ein Unternehmen erhält Bestellungen über verschiedene Kanäle. Mitarbeitende übertragen die Angaben bisher manuell in das ERP-System und prüfen Verfügbarkeiten in einer separaten Tabelle. Eine individuell entwickelte Anwendung kann diese Schritte zusammenführen, Auftragsdaten automatisch übernehmen und den Bearbeitungsstatus zentral anzeigen.
Dabei muss die neue Software nicht das bestehende ERP-System ersetzen. Sie kann vorhandene Anwendungen ergänzen und Daten über Schnittstellen austauschen. Bei der Entwicklung individueller Software kommt es deshalb darauf an, die benötigten Funktionen auf den jeweiligen Geschäftsprozess und die bestehende Systemlandschaft abzustimmen.
10 Beispiele für Individualsoftware aus der Unternehmenspraxis
Individuelle Software kommt überall dort zum Einsatz, wo Unternehmen bestimmte Aufgaben vereinfachen, Daten zusammenführen oder bestehende Systeme gezielt erweitern möchten. Die Anwendungsfälle reichen von kleinen internen Werkzeugen bis zu komplexen Anwendungen, die mehrere Abteilungen und Geschäftsprozesse miteinander verbinden.
Die folgende Übersicht zeigt zehn typische Beispiele für Individualsoftware und die Aufgaben, die sich damit lösen lassen. Anschließend betrachten wir jedes Beispiel genauer: Welche Probleme treten im Arbeitsalltag auf, welche Funktionen werden benötigt und welche Daten oder Systeme spielen dabei eine Rolle?
Beispiel für Individualsoftware | Typischer Einsatzbereich | Konkreter Nutzen |
|---|---|---|
Interne Verwaltungssoftware | Verwaltung und interne Organisation | Aufgaben, Vorgänge und Informationen zentral verwalten |
Individuelle Webanwendung | Abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse | Arbeitsabläufe über eine zentrale Anwendung bearbeiten |
B2B-Kundenportal | Vertrieb und Kundenservice | Bestellungen, Dokumente und Anfragen digital bereitstellen |
Produktkonfigurator | Vertrieb und Produktberatung | Individuelle Produktvarianten regelbasiert zusammenstellen |
Workflow- und Freigabesoftware | Interne Genehmigungsprozesse | Anträge, Prüfungen und Freigaben strukturiert bearbeiten |
Middleware und Integrationssoftware | Systemintegration und Datenaustausch | Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen übertragen |
Auftragsmanagement-Software | Auftragsbearbeitung und operative Prozesse | Aufträge, Bearbeitungsstatus und Folgeprozesse koordinieren |
Dashboard und Reporting-Anwendung | Controlling und Unternehmenssteuerung | Kennzahlen aus verschiedenen Datenquellen übersichtlich darstellen |
Mobile Business-App | Außendienst und mobile Arbeitsplätze | Informationen erfassen und Aufgaben unterwegs bearbeiten |
Lager- und Bestandsanwendung | Lagerverwaltung und Warenwirtschaft | Bestände, Lagerbewegungen und Verfügbarkeiten erfassen |
1. Interne Verwaltungssoftware
In vielen Unternehmen werden interne Anfragen, Aufgaben und Dokumente über E-Mails, Excel-Tabellen und verschiedene Ablageorte organisiert. Dadurch ist nicht immer erkennbar, wer einen Vorgang bearbeitet, welche Informationen fehlen oder wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss. Eine individuelle Verwaltungssoftware kann diese Abläufe in einer zentralen Anwendung zusammenführen.
Ein typischer Anwendungsfall ist die interne Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen. Beschäftigte reichen beispielsweise eine Anfrage für Arbeitsmittel ein, die automatisch der zuständigen Abteilung zugeordnet wird. Die Anwendung dokumentiert den Bearbeitungsstatus, hinterlegt relevante Unterlagen und informiert Beteiligte über notwendige Schritte.
Je nach Anforderung lassen sich Benutzerrollen, Zuständigkeiten, Fristen und Suchfunktionen ergänzen. Die Software verarbeitet dabei unter anderem Mitarbeiterdaten, Anfragedetails, Dokumente und Statusinformationen. Falls erforderlich, können vorhandene Benutzerverzeichnisse oder andere interne Systeme angebunden werden. So entsteht ein gezieltes Verwaltungswerkzeug, das einen wiederkehrenden Arbeitsablauf unterstützt, ohne ein umfangreiches Unternehmenssystem ersetzen zu müssen.
2. Individuelle Webanwendungen
Ein Unternehmen plant Kundenprojekte, verfügbare Mitarbeitende und wichtige Termine in mehreren voneinander getrennten Werkzeugen. Die Projektleitung sieht zwar den aktuellen Aufgabenstand, muss Kapazitäten und Terminänderungen jedoch aus verschiedenen Tabellen und Systemen zusammentragen. Eine individuelle Webanwendung kann diese Informationen in einer gemeinsamen browserbasierten Arbeitsoberfläche bereitstellen.
In der Anwendung erfassen Projektverantwortliche neue Projekte, ordnen Mitarbeitende zu und planen Meilensteine. Teammitglieder aktualisieren den Fortschritt ihrer Aufgaben, während die Projektleitung Auslastungen und offene Arbeitsschritte einsehen kann. Unterschiedliche Benutzerrollen legen fest, wer Projekte anlegen, Planungen ändern oder Informationen lediglich ansehen darf.
Zu den benötigten Informationen gehören Projektdaten, Termine, Mitarbeiterzuordnungen, geplante Kapazitäten und Bearbeitungsstände. Sind Kunden- oder Auftragsinformationen bereits in einem ERP- oder CRM-System vorhanden, können diese über geeignete Schnittstellen eingebunden werden. Relevante Stammdaten stehen damit für die Projektplanung zur Verfügung, ohne erneut erfasst werden zu müssen.
Der praktische Vorteil liegt in der gemeinsamen Nutzung aktueller Planungsinformationen: Projektleitung und Teams arbeiten mit denselben Daten, auch wenn sie an unterschiedlichen Standorten tätig sind. Eine individuell entwickelte Webanwendung kann dabei gezielt auf die benötigten Funktionen, Benutzerrollen und vorhandenen Unternehmenssysteme abgestimmt werden.
3. B2B-Kundenportale und Self-Service
Ein Großhändler erhält regelmäßig Anfragen von Geschäftskunden zu früheren Bestellungen, vereinbarten Preisen und aktuellen Lieferterminen. Bisher müssen Vertriebsmitarbeitende diese Informationen einzeln im ERP-System abrufen und weitergeben. Ein B2B-Kundenportal kann ausgewählte Daten direkt für berechtigte Firmenkunden zugänglich machen und den Vertrieb bei wiederkehrenden Auskünften entlasten.
Nach der Anmeldung sehen Geschäftskunden beispielsweise ihre Bestellhistorie, laden Rechnungen und Lieferscheine herunter oder fragen bereits bestellte Artikel erneut an. Innerhalb eines Firmenkontos können unterschiedliche Berechtigungen gelten: Mitarbeitende bereiten Bestellungen vor, während eine verantwortliche Person diese vor der Übermittlung freigibt. So lassen sich auch kundenspezifische Einkaufsabläufe berücksichtigen.
Für diese Funktionen benötigt das Portal unter anderem Kundenkonten, Bestelldaten, individuelle Preisvereinbarungen, Dokumente und Auftragsstatus. Die Informationen können über Schnittstellen aus dem ERP-System oder der Warenwirtschaft bereitgestellt werden. Wichtig ist dabei, dass jeder Nutzer ausschließlich die Daten und Funktionen seines berechtigten Firmenkontos aufrufen kann.
Der Self-Service endet damit nicht bei der Anzeige von Informationen: Je nach Anforderung können Firmenkunden auch Anfragen einreichen, Bestellvorlagen nutzen oder eigene Freigabeabläufe durchführen. Bei der Entwicklung eines B2B-Kundenportals sollten diese Funktionen auf die bestehenden Vertriebsprozesse, die Berechtigungen innerhalb der Firmenkonten und die angebundenen Unternehmenssysteme abgestimmt werden.
4. Produktkonfiguratoren
Ein Hersteller von industriellen Arbeitstischen bietet unterschiedliche Größen, Materialien, Traglasten und Zusatzausstattungen an. Allerdings ist nicht jede Kombination technisch zulässig, und der Preis hängt von den gewählten Komponenten ab. Bisher muss der Vertrieb jede Anfrage anhand von Produktlisten und technischen Vorgaben einzeln prüfen. Ein individueller Produktkonfigurator kann diese Regeln direkt in den Auswahlprozess integrieren.
Der Kunde oder Vertriebsmitarbeiter legt beispielsweise die gewünschten Abmessungen fest, wählt eine passende Traglast und ergänzt die benötigte Ausstattung. Während der Konfiguration prüft die Anwendung, ob die ausgewählten Komponenten miteinander kompatibel sind. Nicht zulässige Kombinationen werden ausgeschlossen, und der Preis kann anhand der hinterlegten Kalkulationsregeln angepasst werden.
Die Grundlage bilden Produktmerkmale, technische Abhängigkeiten, Komponenten und Preisregeln. Produktinformationen können aus einem PIM-System stammen, während das ERP kaufmännische Daten oder Preise bereitstellt. Das Konfigurationsergebnis lässt sich anschließend für ein Angebot oder eine Bestellung übernehmen, sodass die gewählten Eigenschaften nicht erneut erfasst werden müssen.
Bei erklärungsbedürftigen B2B-Produkten muss ein Konfigurator häufig besondere technische Vorgaben, kundenspezifische Auswahlmöglichkeiten und unterschiedliche Vertriebsprozesse berücksichtigen. Ein individuell entwickelter Produktkonfigurator kann diese Anforderungen gezielt abbilden und bei Bedarf an neue Produktvarianten oder geänderte Geschäftsregeln angepasst werden.
5. Workflow- und Freigabesoftware
In einem Unternehmen werden interne Einkaufsanforderungen per E-Mail eingereicht. Je nach Betrag müssen unterschiedliche Vorgesetzte zustimmen, doch die Zuständigkeiten sind nicht immer eindeutig. Rückfragen verzögern die Bearbeitung und Entscheidungen lassen sich später nur schwer nachvollziehen. Eine individuelle Freigabesoftware kann den gesamten Ablauf anhand festgelegter Regeln strukturieren.
Ein Mitarbeiter erfasst beispielsweise eine Anforderung für neue Arbeitsmittel mit Betrag, Kostenstelle und Begründung. Die Anwendung ermittelt anhand definierter Wertgrenzen, wer die Anfrage prüfen muss. Bei kleineren Beträgen genügt die Zustimmung der Abteilungsleitung, während höhere Ausgaben eine zusätzliche Freigabe erfordern. Wird die Anforderung abgelehnt, erhält der Antragsteller den Vorgang mit einer Begründung zurück.
Damit dieser Ablauf funktioniert, benötigt die Software Antragsdaten, Beträge, Kostenstellen, Benutzerrollen und hinterlegte Entscheidungsregeln. Sie dokumentiert die einzelnen Prüfschritte und kann zuständige Personen an ausstehende Entscheidungen erinnern. Auch Vertretungsregelungen lassen sich berücksichtigen. Nach der Genehmigung können relevante Informationen über eine Schnittstelle an das ERP-System übergeben werden.
Die regelbasierte Weiterleitung einer Anfrage ist ein Anwendungsfall der Workflow-Automatisierung. Bei der Automatisierung von Freigabeprozessen kommen zusätzlich definierte Entscheidungsbefugnisse, Genehmigungsstufen und die nachvollziehbare Dokumentation von Freigaben zum Tragen. Welche Funktionen benötigt werden, richtet sich nach den internen Vorgaben und dem jeweiligen Geschäftsprozess.
6. Middleware und Integrationssoftware
Ein Handelsunternehmen betreibt einen Onlineshop, verwaltet Aufträge im ERP-System und nutzt eine separate Lageranwendung. Bestellungen werden regelmäßig exportiert, Lagerbestände zeitversetzt aktualisiert und fehlende Informationen manuell ergänzt. Dadurch können Daten voneinander abweichen oder Aufträge verzögert bearbeitet werden. Eine individuelle Middleware kann den Datenaustausch zwischen diesen Anwendungen übernehmen und nach festgelegten Regeln steuern.
Geht eine Bestellung im Onlineshop ein, übernimmt die Middleware die benötigten Auftragsdaten und prüft, ob alle erforderlichen Angaben vorhanden sind. Anschließend überträgt sie die Informationen in das ERP-System. Dort wird der Auftrag weiterverarbeitet und bei Bedarf an die Lageranwendung übergeben. Bestandsänderungen können über denselben Integrationsprozess zurück an den Shop gemeldet werden, damit dort die verfügbaren Mengen aktualisiert werden.
Eine wichtige Aufgabe besteht darin, unterschiedliche Datenstrukturen aufeinander abzustimmen. Verwendet der Shop beispielsweise andere Artikelkennungen oder Statuswerte als das ERP, muss die Middleware diese Informationen korrekt zuordnen. Fehlende Pflichtangaben, nicht erreichbare Schnittstellen oder abgelehnte Übertragungen sollten erkannt und protokolliert werden. Je nach Fehlerursache kann die Anwendung einen erneuten Übertragungsversuch ausführen oder den Vorgang zur manuellen Prüfung bereitstellen.
Anders als eine klassische Benutzeranwendung arbeitet Middleware überwiegend im Hintergrund. Ihr Nutzen liegt darin, den Datenaustausch zwischen vorhandenen Systemen kontrollierbar zu machen und technische Unterschiede auszugleichen. Wenn dafür spezielle Zuordnungsregeln, Verarbeitungsabläufe oder Fehlerbehandlungen benötigt werden, kann eine individuelle Middleware-Entwicklung sinnvoll sein.
7. Individuelle Auftragsmanagement-Software
Ein Unternehmen fertigt Produkte nach Kundenauftrag. Der Vertrieb erfasst Bestellungen im ERP-System, während die Arbeitsvorbereitung Liefertermine und Produktionskapazitäten in separaten Tabellen plant. Bei kurzfristigen Änderungen fehlt ein gemeinsamer Überblick: Welche Aufträge sind bereits vorbereitet, wo fehlen technische Angaben und welche Liefertermine sind gefährdet? Eine individuelle Auftragsmanagement-Software kann diese Informationen in einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche bereitstellen.
Nach dem Auftragseingang sehen die beteiligten Abteilungen, welche Arbeitsschritte anstehen und wer dafür verantwortlich ist. Die Arbeitsvorbereitung kennzeichnet fehlende technische Informationen, die Fertigung aktualisiert den Bearbeitungsfortschritt und der Versand erkennt, welche Aufträge zur Auslieferung bereitstehen. Verzögerungen oder offene Rückfragen werden direkt beim betroffenen Auftrag sichtbar, sodass die zuständigen Mitarbeitenden reagieren können.
Als Datengrundlage dienen unter anderem Auftragsnummern, Kundenreferenzen, Artikelpositionen, Liefertermine und Bearbeitungsstatus. Bereits vorhandene Auftrags- und Stammdaten lassen sich aus dem ERP-System übernehmen. Die individuelle Anwendung ergänzt diese Informationen um Zuständigkeiten, interne Prüfschritte und unternehmensspezifische Bearbeitungsregeln. Die kaufmännische Auftragsverwaltung kann dabei weiterhin im ERP verbleiben.
Der Schwerpunkt liegt auf der abteilungsübergreifenden Koordination: Alle Beteiligten erkennen, welche Aufgaben noch offen sind und wie weit ein Auftrag bearbeitet wurde. Sollen darüber hinaus wiederkehrende Schritte automatisch ausgelöst, Informationen weitergeleitet oder Folgeaktionen nach bestimmten Regeln gestartet werden, bietet die Automatisierung der Auftragsabwicklung einen weiterführenden Ansatz.
8. Dashboards und Reporting-Anwendungen
Die Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens möchte regelmäßig erkennen, wie sich Umsatz, Auftragseingang und offene Bestellungen entwickeln. Die benötigten Zahlen liegen jedoch in unterschiedlichen Anwendungen und werden für Besprechungen manuell in Excel zusammengeführt. Dabei entstehen zeitliche Verzögerungen und unterschiedliche Auswertungsstände. Eine individuelle Reporting-Anwendung kann die relevanten Kennzahlen in einem gemeinsamen Dashboard bereitstellen.
Die Geschäftsführung sieht beispielsweise die Umsatzentwicklung nach Zeitraum, den Wert offener Aufträge und die Verteilung der Bestellungen auf verschiedene Produktgruppen. Abteilungsverantwortliche können ihre jeweiligen Bereiche betrachten und Ergebnisse nach Standort oder Zeitraum filtern. Diagramme und Tabellen machen Entwicklungen sichtbar, während Kennzahlenkarten einen schnellen Überblick über ausgewählte Werte bieten.
Die Anwendung nutzt unter anderem Umsatzwerte, Auftragsdaten, Produktgruppen und organisatorische Zuordnungen aus dem ERP-System, der Warenwirtschaft oder weiteren Datenquellen. Entscheidend ist, dass Kennzahlen einheitlich definiert werden. Beispielsweise muss feststehen, ob der Auftragsbestand stornierte Positionen berücksichtigt und auf welchen Datenstand sich eine Auswertung bezieht. Auch Aktualisierungsintervalle und Zugriffsrechte können je nach Nutzergruppe unterschiedlich festgelegt werden.
Ein solches Dashboard ist besonders dann sinnvoll, wenn bestehende Reporting-Werkzeuge benötigte Berechnungen, Filter oder unternehmensspezifische Ansichten nicht ausreichend unterstützen. Die individuelle Anwendung ergänzt die vorhandenen Systeme um gezielte Auswertungen, ohne deren operative Aufgaben zu übernehmen. So erhalten die Verantwortlichen eine gemeinsame Grundlage, um Kennzahlen zu vergleichen und Entwicklungen zu beurteilen.
9. Mobile Business-Apps
Ein Unternehmen wartet technische Anlagen direkt bei seinen Kunden. Die Servicetechniker erhalten ihre Einsatzinformationen bisher per E-Mail oder als PDF und dokumentieren erledigte Arbeiten auf Papier. Fotos, verwendete Ersatzteile und Arbeitszeiten werden erst nach der Rückkehr ins Büro übertragen. Eine individuelle mobile Business-App kann die benötigten Informationen direkt am Einsatzort bereitstellen und die Dokumentation vor Ort ermöglichen.
Vor einem Termin ruft der Techniker den Serviceauftrag, die Anlagendaten und eine passende Checkliste auf. Während des Einsatzes dokumentiert er die durchgeführten Arbeiten, erfasst verwendete Ersatzteile und ergänzt Fotos. Nach Abschluss kann der Kunde den Servicebericht auf dem mobilen Gerät bestätigen. Die erfassten Informationen stehen anschließend für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Eine besondere Anforderung entsteht, wenn am Einsatzort keine stabile Internetverbindung vorhanden ist. In diesem Fall kann die Anwendung benötigte Auftragsdaten vorab lokal speichern und neue Einträge zunächst offline erfassen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Informationen synchronisiert. Dabei muss festgelegt werden, wie mit zwischenzeitlichen Änderungen, unvollständigen Übertragungen und möglichen Datenkonflikten umgegangen wird.
Die App verarbeitet unter anderem Auftragsnummern, Kundendaten, Anlageninformationen, Arbeitszeiten, Materialpositionen und Servicedokumentationen. Über Schnittstellen können vorhandene ERP- oder Servicesysteme angebunden werden, sodass Aufträge bereitgestellt und Arbeitsergebnisse zurückübertragen werden. Wenn spezielle Formulare, Offline-Funktionen und bestehende Unternehmensprozesse zusammenspielen müssen, kann es sinnvoll sein, eine individuelle App entwickeln zu lassen.
10. Lager- und Bestandsanwendungen
Ein Unternehmen lagert Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien an mehreren Standorten. Wareneingänge, Entnahmen und Umlagerungen werden teilweise auf Papier dokumentiert und erst später in die Warenwirtschaft übertragen. Dadurch ist nicht immer erkennbar, welche Mengen an welchem Lagerplatz verfügbar sind. Eine individuelle Lageranwendung kann die Erfassung direkt am Ort der Warenbewegung ermöglichen.
Beim Wareneingang scannt ein Mitarbeiter den Artikelcode, erfasst die gelieferte Menge und ordnet die Ware einem Lagerplatz zu. Wird Material zwischen zwei Standorten umgelagert, dokumentiert die Anwendung den Ausgangs- und Zielort. Entnimmt ein Servicetechniker Ersatzteile für einen Kundenauftrag, kann die entsprechende Menge unmittelbar dem Auftrag zugeordnet werden. Je nach Bedarf lassen sich auch Mindestbestände überwachen oder Inventuraufgaben unterstützen.
Die Anwendung verarbeitet unter anderem Artikelnummern, Lagerorte, Mengen, Bewegungsarten und Auftragsreferenzen. Mobile Scanner oder geeignete Endgeräte erleichtern die Erfassung direkt im Lager. Ist bereits eine Warenwirtschaft vorhanden, können die dokumentierten Bewegungen über Schnittstellen an das bestehende System übergeben werden. Dabei muss eindeutig geregelt sein, welches System die verbindlichen Bestandsdaten führt und wie Bestandsänderungen zwischen den Anwendungen abgeglichen werden.
Eine solche Lösung ist vor allem dann interessant, wenn die vorhandene Warenwirtschaft spezielle Abläufe nicht ausreichend unterstützt, etwa standortübergreifende Umlagerungen, mobile Materialentnahmen oder besondere Erfassungsprozesse. Statt ein vollständiges Warenwirtschaftssystem neu zu entwickeln, kann eine gezielte Erweiterung die benötigten Funktionen bereitstellen und die vorhandene Systemlandschaft weiter nutzen.
In welchen Unternehmensbereichen wird Individualsoftware eingesetzt?
Individualsoftware kann in nahezu allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Entscheidend ist, welche Aufgaben eine Abteilung erfüllt, mit welchen Daten sie arbeitet und wo bestehende Anwendungen an ihre Grenzen stoßen. Dabei kann eine Softwarelösung auf einen einzelnen Fachbereich zugeschnitten sein oder mehrere Abteilungen miteinander verbinden.
Die folgende Übersicht zeigt typische Einsatzbereiche und die Aufgaben, bei denen individuell entwickelte Anwendungen unterstützen können.
Unternehmensbereich | Typische Aufgaben | Einsatz von Individualsoftware |
|---|---|---|
Vertrieb | Kundenanfragen bearbeiten, Angebote vorbereiten und Aufträge begleiten | Kundenspezifische Vertriebsprozesse und Angebotsabläufe unterstützen |
Einkauf | Bedarfe erfassen, Lieferanten koordinieren und Bestellungen vorbereiten | Interne Beschaffungsabläufe und Zuständigkeiten abbilden |
Produktion | Fertigungsaufträge koordinieren und Produktionsfortschritte verfolgen | Unternehmensspezifische Fertigungs- und Informationsabläufe unterstützen |
Lager und Logistik | Warenbewegungen erfassen, Bestände kontrollieren und Materialflüsse organisieren | Besondere Lagerprozesse und standortübergreifende Abläufe abbilden |
Kundenservice | Serviceanfragen bearbeiten, Einsätze koordinieren und Kunden betreuen | Individuelle Serviceprozesse und Informationszugriffe ermöglichen |
Personal und Verwaltung | Interne Anfragen, Dokumente und organisatorische Vorgänge bearbeiten | Verwaltungsabläufe und interne Zuständigkeiten strukturieren |
Controlling und Management | Kennzahlen auswerten, Entwicklungen vergleichen und Entscheidungen vorbereiten | Unternehmensspezifische Auswertungen und Informationsbedarfe abdecken |
IT und Systemintegration | Anwendungen betreiben, Datenflüsse koordinieren und Systeme erweitern | Technische Sonderanforderungen und systemübergreifende Prozesse umsetzen |
Viele Geschäftsprozesse betreffen mehrere Abteilungen gleichzeitig. Bei der Auftragsbearbeitung arbeiten beispielsweise Vertrieb, Produktion und Lager mit unterschiedlichen Informationen zum selben Auftrag. Individualsoftware kann solche bereichsübergreifenden Abläufe unterstützen, indem sie die benötigten Daten und Bearbeitungsschritte für die jeweiligen Beteiligten zugänglich macht.
Welche Daten und Systeme verbinden individuelle Softwarelösungen?
Viele individuelle Softwarelösungen nutzen Informationen aus bereits vorhandenen Unternehmenssystemen. Eine Anwendung kann beispielsweise Auftragsdaten aus dem ERP-System übernehmen, Produktinformationen aus einem PIM-System verwenden oder Bearbeitungsstände an andere Anwendungen übermitteln. Dadurch lassen sich bestehende Systeme um spezielle Funktionen ergänzen, ohne ihre Aufgaben vollständig zu übernehmen.
Welche Verbindungen erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Geschäftsprozess. Dabei muss geklärt werden, welche Daten benötigt werden, woher sie stammen und wie sie in der individuellen Anwendung verwendet werden.
Datenart | Typische Beispiele | Verwendung in Individualsoftware |
|---|---|---|
Stammdaten | Kunden, Lieferanten, Artikel und Mitarbeiter | Vorhandene Informationen übernehmen und für bestimmte Aufgaben bereitstellen |
Bewegungsdaten | Bestellungen, Buchungen, Warenbewegungen und Serviceeinsätze | Geschäftsvorgänge erfassen, bearbeiten und bestehenden Datensätzen zuordnen |
Statusinformationen | Bearbeitungsstand, Freigabestatus und Lieferstatus | Den aktuellen Stand eines Vorgangs anzeigen und weitere Schritte unterstützen |
Produktdaten | Artikelmerkmale, Varianten, technische Eigenschaften und Beschreibungen | Produktinformationen für Konfigurationen, Angebote oder andere Abläufe verwenden |
Dokumente und Dateien | Angebote, Rechnungen, Prüfprotokolle und Fotos | Unterlagen einem Vorgang zuordnen und berechtigten Nutzern zugänglich machen |
Benutzer- und Berechtigungsdaten | Benutzerkonten, Rollen, Abteilungen und Zugriffsrechte | Steuern, welche Daten eingesehen und welche Funktionen ausgeführt werden dürfen |
Ein zentraler Punkt ist die eindeutige Datenverantwortung. Für jede relevante Information sollte feststehen, welches System sie verbindlich verwaltet und welche Anwendungen darauf zugreifen oder Änderungen übermitteln dürfen. So lassen sich widersprüchliche Datenbestände vermeiden. Besonders bei der Integration der Warenwirtschaft ist diese Abstimmung wichtig, da beispielsweise Artikel-, Auftrags- und Bestandsinformationen von mehreren Anwendungen benötigt werden können.
Wie aktuell die bereitgestellten Informationen sein müssen, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Ein Managementbericht kann mit regelmäßig aktualisierten Daten arbeiten, während eine Bestandsprüfung vor einer Bestellung möglichst aktuelle Mengen benötigt. Deshalb sollte bereits bei der Planung festgelegt werden, wann Daten übertragen werden und wie die Anwendung erkennt, ob die angezeigten Informationen noch gültig sind.
Wann lohnt sich Individualsoftware für Unternehmen?
Individualsoftware kann sich lohnen, wenn wichtige Geschäftsprozesse durch vorhandene Anwendungen nicht ausreichend unterstützt werden und daraus dauerhaft zusätzlicher Aufwand, Fehler oder Einschränkungen entstehen. Entscheidend ist, wie häufig das Problem auftritt, welche Auswirkungen es auf den Betrieb hat und ob sich die Anforderungen mit bestehenden Werkzeugen wirtschaftlich erfüllen lassen.
Eine maßgeschneiderte Softwarelösung kommt insbesondere dann infrage, wenn besondere fachliche Regeln, wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte oder fehlende Funktionen zentrale Abläufe beeinträchtigen. Die folgende Übersicht zeigt typische Ausgangssituationen und wichtige Fragen für eine erste Einschätzung.
Ausgangssituation | Wann Individualsoftware sinnvoll sein kann | Was vorher geprüft werden sollte |
|---|---|---|
Wiederkehrende manuelle Arbeit | Wenn Daten regelmäßig mehrfach erfasst oder Arbeitsschritte manuell wiederholt werden müssen | Ob vorhandene Automatisierungsfunktionen den Aufwand bereits reduzieren können |
Besondere Geschäftsprozesse | Wenn zentrale Abläufe spezielle Regeln, Rollen oder Bearbeitungsschritte erfordern | Ob sich diese Anforderungen durch Konfiguration oder vorhandene Erweiterungen abbilden lassen |
Fehlende Funktionen | Wenn wichtige Aufgaben nur mit zusätzlichen Tabellen oder voneinander getrennten Werkzeugen erledigt werden können | Ob eine gezielte Ergänzung statt einer umfangreichen Neuentwicklung ausreicht |
Mehrere beteiligte Abteilungen | Wenn Informationen, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände bereichsübergreifend koordiniert werden müssen | Welche vorhandenen Systeme bereits geeignete Funktionen oder gemeinsame Daten bereitstellen |
Branchenspezifische Anforderungen | Wenn besondere Berechnungen, Produktregeln oder Dokumentationspflichten unterstützt werden müssen | Ob geeignete Branchenlösungen oder spezialisierte Module verfügbar sind |
Langfristige Weiterentwicklung | Wenn sich wichtige Anforderungen regelmäßig ändern und eine Anwendung gezielt angepasst werden muss | Ob der erwartete Nutzen die Kosten für Entwicklung, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung rechtfertigt |
Nicht jede dieser Situationen erfordert eine eigene Softwareentwicklung. Wenn eine vorhandene Anwendung durch Einstellungen, zusätzliche Module oder eine Anpassung des Arbeitsablaufs die Anforderungen erfüllt, kann dies der wirtschaftlichere Weg sein. Individuelle Software ist vor allem dann eine Überlegung wert, wenn sie ein konkretes, wiederkehrendes Problem löst, das mit den bestehenden Möglichkeiten nicht angemessen behoben werden kann.
Für die wirtschaftliche Einschätzung sollten Unternehmen den erwarteten Nutzen dem gesamten Aufwand gegenüberstellen. Dazu gehören neben der Entwicklung auch Einführung, Schulung, Betrieb, Wartung und spätere Anpassungen. Ob daraus eine eigenständige Anwendung oder eine Erweiterung vorhandener Software entsteht, ist eine anschließende Planungsentscheidung.
Wie finden Unternehmen die passende Softwarelösung?
Wer eine passende Softwarelösung sucht, sollte zunächst den betroffenen Arbeitsablauf verstehen, statt sofort einzelne Funktionen festzulegen. Welche Aufgabe soll verbessert werden? Wer arbeitet damit und welches Ergebnis wird erwartet? Aus diesen Fragen lassen sich Anforderungen ableiten, die als Grundlage für die Bewertung unterschiedlicher Lösungswege dienen.
Die folgenden sechs Schritte helfen dabei, aus einer ersten Idee konkrete Softwareanforderungen zu entwickeln und die wichtigsten Rahmenbedingungen zu erfassen.
Schritt | Was Unternehmen klären sollten | Ergebnis |
|---|---|---|
1. Problem beschreiben | Welche Aufgabe verursacht Schwierigkeiten? Welche konkreten Auswirkungen entstehen im Arbeitsalltag? | Eine klar beschriebene Ausgangssituation mit einem Verbesserungsziel |
2. Nutzer und Abläufe erfassen | Welche Mitarbeitenden, Abteilungen oder externen Nutzer sind beteiligt? Wie verläuft die Bearbeitung bisher? | Ein Überblick über Beteiligte, Zuständigkeiten und Prozessschritte |
3. Funktionen priorisieren | Welche Funktionen sind für den vorgesehenen Ablauf unverzichtbar? Welche Erweiterungen können später folgen? | Eine priorisierte Liste der notwendigen und optionalen Funktionen |
4. Daten und Systeme prüfen | Welche Informationen werden benötigt? Wo liegen diese Daten und welche bestehenden Anwendungen müssen berücksichtigt werden? | Eine Übersicht der relevanten Datenquellen und Systemabhängigkeiten |
5. Lösungswege vergleichen | Lässt sich eine vorhandene Anwendung anpassen oder erweitern? Welche Anforderungen sprechen für eine eigenständige Lösung? | Eine begründete Auswahl geeigneter Lösungsansätze |
6. Umsetzung vorbereiten | Welche Anforderungen sollten zuerst umgesetzt werden? Welche offenen Fragen, Abhängigkeiten und Risiken müssen vor Projektbeginn geklärt werden? | Eine erste Grundlage für die Planung und Abstimmung des Vorhabens |
Wie das praktisch aussehen kann, zeigt die Planung von Serviceterminen: Ein Unternehmen möchte Kundentermine nicht mehr über mehrere Kalender und E-Mail-Absprachen koordinieren. Statt allgemein eine neue Planungssoftware zu suchen, beschreibt es den gewünschten Ablauf: Serviceanfragen werden erfasst, verfügbare Zeitfenster angezeigt und Termine passenden Mitarbeitenden zugeordnet. Daraus ergeben sich konkrete Anforderungen an Kalenderfunktionen, Verfügbarkeiten, Zuständigkeiten und die Benachrichtigung der Beteiligten.
Am Ende dieser Vorbereitung muss noch kein vollständiges technisches Konzept vorliegen. Wichtig ist, dass das Problem, die beteiligten Nutzer, die notwendigen Funktionen und die relevanten Systemabhängigkeiten nachvollziehbar dokumentiert sind. Damit können Unternehmen unterschiedliche Lösungsansätze gezielter beurteilen und die nächsten Schritte abstimmen.
Häufige Fragen zu Individualsoftware-Beispielen
Was sind typische Beispiele für Individualsoftware?
Zu den typischen Beispielen für Individualsoftware gehören interne Verwaltungsanwendungen, B2B-Kundenportale, Produktkonfiguratoren, mobile Business-Apps und spezielle Programme für die Auftrags- oder Lagerverwaltung. Auch Middleware, individuelle Webanwendungen und Reporting-Lösungen zählen dazu, wenn sie gezielt für besondere Anforderungen entwickelt werden.
Ist eine Excel-Anwendung bereits Individualsoftware?
Eine eigens entwickelte Excel-Lösung mit Makros, speziellen Berechnungen oder automatisierten Abläufen kann im weiteren Sinne als individuelle Softwarelösung gelten. Eine gewöhnliche Tabelle zur Datenerfassung ist dagegen nicht automatisch Individualsoftware. Bei umfangreicheren Anforderungen können Benutzerrechte, gemeinsame Datenhaltung und Wartbarkeit Grenzen solcher Lösungen aufzeigen.
Muss Individualsoftware eine große Anwendung sein?
Nein. Auch ein kleines Werkzeug für eine klar definierte Aufgabe kann Individualsoftware sein. Dazu gehören beispielsweise spezielle Berechnungsprogramme, interne Erfassungsformulare oder Anwendungen für einzelne Verwaltungsaufgaben. Entscheidend ist die gezielte Entwicklung für einen bestimmten Bedarf, nicht die Anzahl der Funktionen.
Kann Individualsoftware ohne ERP-System eingesetzt werden?
Ja. Eine individuelle Anwendung kann eigenständig arbeiten und beispielsweise Dokumente, Aufgaben oder interne Vorgänge verwalten. Ein ERP-System ist dafür nicht erforderlich. Sollen später weitere Anwendungen angebunden werden, hängen die Möglichkeiten von den verfügbaren Schnittstellen und der technischen Architektur ab.
Kann Individualsoftware bestehende Programme ergänzen?
Ja. Individuell entwickelte Anwendungen können vorhandene Software um spezielle Funktionen erweitern, beispielsweise durch eine zusätzliche Benutzeroberfläche, einen besonderen Freigabeablauf oder eine mobile Datenerfassung. Bestehende Programme bleiben dabei erhalten und können über geeignete Schnittstellen eingebunden werden.
Kann eine individuelle Softwarelösung später erweitert werden?
Ja, sofern die technische Architektur eine Weiterentwicklung ermöglicht. Neue Funktionen, Benutzerrollen oder Schnittstellen können dann schrittweise hinzukommen. Der tatsächliche Aufwand hängt unter anderem vom Datenmodell, der Codequalität und den Auswirkungen auf bestehende Funktionen ab.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich Individualsoftware?
Individualsoftware kann für kleine, mittlere und große Unternehmen sinnvoll sein. Wichtiger als die Unternehmensgröße sind die konkreten Anforderungen, die Bedeutung des betroffenen Prozesses und der erwartete Nutzen. Auch eine kleine Anwendung kann einen wichtigen Ablauf unterstützen, während in anderen Fällen vorhandene Software vollkommen ausreicht.
Fazit: Individualsoftware löst konkrete Geschäftsprobleme
Die zehn Beispiele für Individualsoftware verdeutlichen, wie unterschiedlich individuell entwickelte Anwendungen eingesetzt werden können. Von internen Verwaltungsaufgaben bis zur mobilen Datenerfassung reicht das Spektrum der möglichen Einsatzgebiete. Gemeinsam ist diesen Lösungen, dass sie auf konkrete Arbeitsabläufe und Anforderungen zugeschnitten sind.
Dafür muss nicht immer ein vollständig neues Unternehmenssystem entstehen. Oft kann eine gezielte Anwendung vorhandene Software ergänzen, besondere Funktionen übernehmen oder Informationen für bestimmte Nutzergruppen zugänglich machen. Entscheidend ist, dass die Lösung zum tatsächlichen Bedarf und zur bestehenden Systemlandschaft passt.
Wer eine eigene Softwareidee bewerten möchte, sollte deshalb mit einem klar beschriebenen Anwendungsfall beginnen. Je genauer das zu lösende Problem und das gewünschte Ergebnis bekannt sind, desto besser lässt sich beurteilen, welche Art von Anwendung dafür geeignet ist.
Individuelle Software für Ihre Anforderungen entwickeln
Sie möchten einen Geschäftsprozess mit einer individuellen Anwendung unterstützen oder bestehende Software gezielt erweitern? Erfahren Sie, welche Möglichkeiten es für die Entwicklung einer passenden Softwarelösung gibt.
