Produktdatenmanagement für zentrale Produktdaten

Produktdatenmanagement hilft Unternehmen dabei, Produktinformationen strukturiert zu organisieren, ihre Datenqualität zu verbessern und Produktdaten für unterschiedliche Systeme, Prozesse und Kanäle nachvollziehbar nutzbar zu machen.

Wenn Produktdaten in Tabellen, ERP-Systemen, Shops, PIM-Systemen oder einzelnen Abteilungen verteilt liegen, können doppelte Pflege, unvollständige Informationen, widersprüchliche Daten und wiederkehrende manuelle Korrekturen entstehen. Ein strukturiertes Produktdatenmanagement schafft die fachliche Grundlage, um Produktinformationen konsistenter zu organisieren und ihre Nutzung im Unternehmen abzustimmen.

Dazu gehören klare Strukturen für Attribute, Kategorien, Varianten, Medien und weitere Produktinformationen ebenso wie Qualitätskriterien, Pflegeprozesse und Freigaben. Entscheidend ist, welche Informationen benötigt werden, wie sie gepflegt und geprüft werden und wann sie für unterschiedliche Anwendungsbereiche genutzt werden können.

maexware unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Produktdaten und Pflegeprozesse strukturiert zu betrachten und Anforderungen an Datenstruktur, Datenqualität und Nutzung zu ordnen. Dabei werden auch Shop, ERP, PIM, Warenwirtschaft, Vertrieb, B2B und weitere beteiligte Systeme und Kanäle berücksichtigt.

Warum Produktdatenmanagement für Unternehmen wichtig ist

Produktdaten bilden die Grundlage für viele digitale und operative Prozesse. Sie werden im Onlineshop dargestellt, im ERP-System verarbeitet, in der Warenwirtschaft genutzt, im Vertrieb eingesetzt, in B2B-Portalen bereitgestellt oder für Marketing, Kataloge und weitere Kanäle aufbereitet. Wenn diese Informationen nicht ausreichend strukturiert und abgestimmt sind, können an mehreren Stellen gleichzeitig zusätzliche Korrekturen und Abstimmungen entstehen.

Typische Probleme sind unvollständige Produktinformationen, doppelte Pflege, unterschiedliche Bezeichnungen, uneinheitliche Attribute, fehlende Bilder, veraltete Datenblätter oder widersprüchliche Angaben zwischen verschiedenen Anwendungen und Kanälen. Dadurch können Rückfragen, manuelle Korrekturen und zusätzlicher Pflegeaufwand entstehen.

Ein strukturiertes Produktdatenmanagement hilft dabei, Produktinformationen konsistenter zu organisieren und zu steuern. Dazu gehören einheitliche Datenstrukturen, definierte Qualitätskriterien sowie geregelte Pflege-, Prüf- und Freigabeprozesse. So lässt sich besser nachvollziehen, welche Informationen vorhanden sind, welchen Bearbeitungsstand sie haben und für welche Anwendungsbereiche sie genutzt werden können.

Damit schafft Produktdatenmanagement einen fachlichen Rahmen für den laufenden Umgang mit Produktinformationen. Daten werden nicht nur gesammelt, sondern nach nachvollziehbaren Regeln gepflegt, geprüft, aktualisiert und für die benötigten Systeme und Kanäle eingeordnet.

Welche Produktdaten zentral gesteuert werden sollten

Produktdatenmanagement sollte klären, welche Produktinformationen strukturiert gesteuert werden sollen und für welche Prozesse und Anwendungsbereiche sie benötigt werden. Nicht jede Information ist für jeden Zweck gleich relevant. Entscheidend ist, produktbezogene Daten nachvollziehbar zu organisieren und ihre Nutzung für unterschiedliche Systeme und Kanäle zu definieren.

Zu den typischen Produktdaten gehören Produktnamen, Artikelnummern, Beschreibungen, technische Merkmale, Attribute, Kategorien, Varianten, Medien, Datenblätter, Sprachen und kanalbezogene Inhalte. Je nach Systemlandschaft können auch Preise, Bestände oder weitere kaufmännische Informationen für die Nutzung von Produktdaten relevant sein.

Welche Produktinformationen zentral gesteuert werden sollten, hängt von Sortiment, Produktstruktur und Nutzung ab. Technische Merkmale können beispielsweise für Suche, Filter und Beratung relevant sein, während Bilder, Dokumente oder Beschreibungen für Shop, B2B-Portal, Vertrieb und weitere Kanäle benötigt werden. Produktdatenmanagement schafft dafür nachvollziehbare Strukturen und Regeln.

Welche Informationen zu produktbezogenen Stammdaten gehören und wie sie sich von anderen Stammdatenarten unterscheiden, zeigen unsere Beispiele für Stammdaten. Der Beitrag ordnet Produkt-, Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und Preisstammdaten anhand konkreter Beispiele ein.

Datenqualität im Produktdatenmanagement verbessern

Produktdatenmanagement hängt wesentlich von der Qualität der vorhandenen Produktinformationen ab. Wenn Attribute fehlen, Beschreibungen veraltet sind, Bilder nicht eindeutig zugeordnet werden können oder technische Informationen in unterschiedlichen Versionen vorliegen, kann zusätzlicher Pflege- und Abstimmungsaufwand in Shop, ERP, Vertrieb, B2B und weiteren Prozessen entstehen.

Datenqualität bedeutet dabei nicht nur Vollständigkeit. Produktdaten sollten auch eindeutig, aktuell, konsistent, nachvollziehbar und für den jeweiligen Verwendungszweck geeignet sein. Ein Produkt kann beispielsweise im ERP vollständig angelegt sein, im Onlineshop aber dennoch wichtige Attribute, Kategorien, Medien oder kanalbezogene Inhalte vermissen lassen.

Deshalb sollte Produktdatenmanagement klare Qualitätskriterien definieren. Dazu gehören beispielsweise Pflichtfelder, Validierungsregeln, zulässige Werte, Pflegezustände und Prüfkriterien. So lässt sich nachvollziehen, welche Produktinformationen bereits vollständig und nutzbar sind, welche Anforderungen sie erfüllen und wo noch Ergänzungen oder Korrekturen erforderlich sind.

Attribute, Kategorien und Varianten sinnvoll strukturieren

Attribute, Kategorien und Varianten gehören zu den zentralen Bausteinen im Produktdatenmanagement. Sie beeinflussen, wie Produkte beschrieben, gefunden, gefiltert, verglichen und für Shop, Vertrieb, B2B und weitere Nutzungsszenarien aufbereitet werden können.

Wenn Attribute uneinheitlich gepflegt werden, Kategorien nicht zur Sortimentsstruktur passen oder Varianten unterschiedlich aufgebaut sind, kann zusätzlicher Pflege- und Korrekturaufwand entstehen. Auch Suche, Filter, Produktvergleich und die Zuordnung von Produktinformationen zu unterschiedlichen Kanälen können dadurch erschwert werden.

Ein strukturiertes Produktdatenmanagement definiert deshalb nachvollziehbare Regeln dafür, welche Attribute für bestimmte Produktgruppen relevant sind, wie Kategorien und Produktfamilien organisiert werden und nach welcher Logik Varianten zusammengehören. Diese Strukturen sollten zur tatsächlichen Produktlandschaft passen und eine konsistente Pflege sowie die Nutzung der Daten in unterschiedlichen Anwendungsbereichen unterstützen.

Verantwortlichkeiten, Pflegeprozesse und Freigaben klären

Produktdatenmanagement braucht klare Verantwortlichkeiten für unterschiedliche Produktinformationen. In vielen Unternehmen arbeiten Einkauf, Vertrieb, Marketing, E-Commerce, Produktmanagement, Technik oder Stammdatenpflege mit denselben oder angrenzenden Datenbereichen. Wenn Zuständigkeiten nicht ausreichend geklärt sind, können Lücken, doppelte Pflege und widersprüchliche Informationen entstehen.

Deshalb sollten Pflegeprozesse und Freigaben nachvollziehbar definiert werden. Relevant ist beispielsweise, wer neue Produktinformationen anlegt, ergänzt oder prüft, welche Bearbeitungsschritte erforderlich sind und unter welchen Voraussetzungen Daten freigegeben werden. Gerade bei umfangreichen Sortimenten, technischen Produkten oder B2B-Anforderungen helfen klare Abläufe dabei, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände nachvollziehbar zu organisieren.

Auch unterschiedliche Pflegezustände können dabei sinnvoll sein. Dazu gehören beispielsweise Entwurf, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung und laufende Aktualisierung. Dadurch wird sichtbar, welche Produktinformationen bereits für Shop, Vertrieb, B2B-Portal oder weitere Kanäle genutzt werden können und wo noch Bearbeitung erforderlich ist.

Wenn wiederkehrende Prüfungen, Freigaben oder Datenübergaben später technisch unterstützt werden sollen, kann die Prozessautomatisierung eine passende Vertiefung sein. Im Produktdatenmanagement steht zunächst die fachliche Klärung von Zuständigkeiten, Bearbeitungsschritten und Freigaberegeln im Mittelpunkt.

Produktdaten in ERP, PIM, Warenwirtschaft und Shop abgrenzen

Produktbezogene Informationen liegen in vielen Unternehmen nicht nur in einem System. ERP, Warenwirtschaft, PIM und Onlineshop können unterschiedliche Aufgaben übernehmen und verschiedene Datenbereiche führen. Produktdatenmanagement hilft dabei, diese Systemrollen fachlich voneinander abzugrenzen und festzulegen, wo bestimmte Produktinformationen gepflegt und genutzt werden sollen.

Ein ERP-System ist häufig für Artikelbasis, kaufmännische Informationen, Preise, Belege oder weitere prozessbezogene Daten relevant. Die Warenwirtschaft kann Bestände, Lagerbewegungen, Reservierungen und Verfügbarkeiten abbilden. Ein PIM-System kann angereicherte Produktinformationen wie Attribute, Beschreibungen, Medien, Kategorien, Varianten oder kanalbezogene Inhalte strukturieren. Der Onlineshop nutzt die benötigten Informationen für Produktdarstellung, Suche, Filter und Verkauf.

Welche Aufgaben ein PIM-System übernimmt, welche Funktionen typischerweise relevant sind und wie sich PIM von ERP, Warenwirtschaft und Shop abgrenzt, zeigt unser Beitrag PIM-System: Funktionen, Nutzen und Auswahl.

Im Produktdatenmanagement sollte deshalb nachvollziehbar festgelegt werden, welches System für welche Informationen führend ist, wo Daten gepflegt werden und welche Anwendungen sie nutzen. Unklare Systemrollen können zu doppelter Pflege, widersprüchlichen Informationen und zusätzlichem Abstimmungsaufwand führen.

Wenn Bestände, Lagerbewegungen, Verfügbarkeiten und operative Handelsdaten im Mittelpunkt stehen, bietet die Warenwirtschaft Integration eine passende Vertiefung. Im Produktdatenmanagement steht dagegen die fachliche Zuordnung von Produktinformationen und Systemrollen im Vordergrund.

Produktdatenmanagement für E-Commerce und digitale Kanäle

Im E-Commerce beeinflussen Produktdaten, wie Produkte dargestellt, gefunden, gefiltert und für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden können. Produktnamen, Kategorien, Attribute, Varianten, Bilder, Dokumente, Beschreibungen und kanalbezogene Inhalte spielen dabei eine wichtige Rolle für Produktseiten, Suche und Navigation.

Wenn Produktinformationen uneinheitlich strukturiert oder unvollständig gepflegt sind, können fehlende Medien, unterschiedliche Variantenlogiken, unklare Filterwerte oder widersprüchliche Angaben in digitalen Kanälen entstehen. Besonders bei größeren Sortimenten steigt dadurch der Pflege- und Abstimmungsaufwand.

Produktdatenmanagement schafft die fachliche Grundlage dafür, Produktinformationen passend für unterschiedliche digitale Nutzungssituationen aufzubereiten. Ein Onlineshop benötigt beispielsweise geeignete Kategorien und Filterwerte, Produktdetailseiten brauchen vollständige Beschreibungen und Medien, während B2B-Portale zusätzliche technische oder zielgruppenspezifische Informationen erfordern können.

Dabei können sich die Anforderungen je nach Kanal unterscheiden. Produktinformationen sollten deshalb so organisiert sein, dass relevante Inhalte gezielt für Shop, B2B-Portal, Marktplätze oder weitere digitale Kanäle genutzt werden können, ohne die zugrunde liegenden Produktdaten unnötig mehrfach zu pflegen.

Produktdatenmanagement im B2B-Vertrieb

Im B2B-Vertrieb können Produktdaten besonders umfangreich und differenziert sein. Neben Produktnamen, Bildern und Beschreibungen werden häufig technische Merkmale, Datenblätter, Zertifikate, Kompatibilitäten, Varianten, Ersatzteile, Sortimente oder weitere vertriebsrelevante Informationen benötigt.

Produktdatenmanagement hilft dabei, diese Informationen so zu organisieren, dass Vertrieb, Innendienst, Außendienst, technische Beratung, Kundenservice und B2B-Portale damit arbeiten können. Gerade bei erklärungsbedürftigen Produkten reicht es häufig nicht aus, Produktinformationen nur für einen Onlineshop aufzubereiten.

Dabei können sich Informationsanforderungen je nach Zielgruppe und Nutzungssituation unterscheiden. Kundinnen und Kunden benötigen teilweise andere Produktinformationen als Vertrieb, Technik, Einkauf oder Marketing. Entscheidend ist deshalb, relevante Inhalte so einzuordnen, dass sie für Beratung, Produktrecherche, Verkauf und weitere B2B-Prozesse passend genutzt werden können.

Wenn digitale B2B-Vertriebskanäle, Kundenportale oder Shop-Funktionen selbst im Mittelpunkt stehen, bietet die B2B E-Commerce Agentur eine passende Vertiefung. Im Produktdatenmanagement liegt der Fokus dagegen auf Struktur, Pflege, Qualität und Nutzung der zugrunde liegenden Produktinformationen.

Excel und manuelle Produktdatenpflege: typische Grenzen

Viele Unternehmen verwalten Produktdaten zunächst in Tabellen, manuellen Exporten oder individuell gepflegten Listen. Bei kleinen Sortimenten und wenigen beteiligten Personen kann das funktionieren. Mit zunehmender Zahl an Produkten, Varianten, Sprachen, Medien, Kanälen oder beteiligten Systemen steigt jedoch der Abstimmungs- und Pflegeaufwand.

Typische Herausforderungen entstehen, wenn Produktinformationen mehrfach gepflegt werden, unterschiedliche Dateiversionen im Umlauf sind oder Daten manuell zwischen Anwendungen übertragen werden. Dadurch können veraltete Informationen, fehlende Attribute, unterschiedliche Zuordnungen oder widersprüchliche Produktdarstellungen entstehen.

Produktdatenmanagement sollte deshalb klären, welche manuellen Abläufe weiterhin sinnvoll sind und wo strukturiertere Datenquellen, Pflegeprozesse oder Systeme benötigt werden. Ziel ist nicht, jede Tabelle grundsätzlich zu ersetzen, sondern doppelte Pflege, unklare Datenstände und wiederkehrende manuelle Korrekturen zu reduzieren.

Datenquellen und Systemrollen für Produktdaten klären

Produktinformationen können aus unterschiedlichen Quellen stammen und in mehreren Anwendungen benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise ERP, PIM, Warenwirtschaft, Lieferantendaten, bestehende Tabellen oder weitere Datenquellen. Gleichzeitig werden Produktinformationen für Shop, B2B-Portal, Vertrieb, Marktplätze und andere Anwendungsbereiche genutzt.

Deshalb sollte nachvollziehbar sein, wo bestimmte Produktinformationen entstehen oder gepflegt werden und welche Anwendungen sie anschließend benötigen. Ein technisches Merkmal kann beispielsweise aus einer Produktdatenquelle stammen und für Shop, B2B-Portal oder Vertrieb relevant sein, während andere Informationen nur in einzelnen Prozessen oder Kanälen benötigt werden.

Auch der Aktualisierungsbedarf spielt dabei eine wichtige Rolle. Einige Produktinformationen ändern sich selten, andere müssen regelmäßig aktualisiert oder in mehreren Anwendungen berücksichtigt werden. Diese fachliche Einordnung hilft dabei, relevante Datenquellen, benötigte Zielanwendungen und Anforderungen an die spätere Datenübertragung zu erkennen.

Wenn Produktdaten anschließend technisch zwischen mehreren Anwendungen zusammengeführt, übertragen oder bereitgestellt werden sollen, bietet die Datenintegration eine passende Vertiefung. Für die konkrete technische Verbindung eines PIM-Systems mit Shop, ERP oder weiteren Anwendungen ist die PIM Integration relevant.

Typische Fehler im Produktdatenmanagement

Probleme im Produktdatenmanagement entstehen häufig nicht durch einen einzelnen Fehler, sondern durch mehrere kleine Unklarheiten im laufenden Umgang mit Produktinformationen. Unterschiedliche Arbeitsweisen, parallele Pflege, fehlende Prüfschritte oder historisch gewachsene Strukturen können dazu führen, dass Daten mit der Zeit schwerer nachvollziehbar und aufwendiger zu pflegen werden.

Kritisch wird es beispielsweise, wenn dieselben Informationen an mehreren Stellen bearbeitet werden, Änderungen nicht konsequent nachvollzogen werden oder unterschiedliche Bezeichnungen und Werte für vergleichbare Produkte entstehen. Solche Abweichungen fallen teilweise erst auf, wenn Produktdaten für Suche, Filter, Vertrieb, B2B oder weitere Anwendungsbereiche benötigt werden.

Deshalb lohnt es sich, nicht nur einzelne fehlerhafte Datensätze zu korrigieren, sondern wiederkehrende Ursachen zu betrachten. Entscheidend ist, an welchen Stellen Unklarheiten entstehen, welche Bearbeitungsschritte regelmäßig Nacharbeit verursachen und welche Regeln oder Abläufe angepasst werden sollten.

Was beeinflusst Aufwand und Umfang beim Produktdatenmanagement?

Der Aufwand für Produktdatenmanagement hängt nicht allein von der Anzahl der Produkte ab. Entscheidend sind unter anderem Sortimentsstruktur, Varianten, Attribute, Medien, vorhandene Datenqualität, beteiligte Systeme sowie die Zahl der Kanäle und Personen, die mit Produktinformationen arbeiten.

Ein Unternehmen mit wenigen Produkten, aber zahlreichen technischen Merkmalen, Varianten, Dokumenten und B2B-Anforderungen kann beispielsweise komplexere Produktdatenstrukturen benötigen als ein größeres Sortiment mit wenigen einheitlichen Eigenschaften. Auch bestehende Excel-Dateien, unterschiedliche Datenquellen oder uneinheitliche Pflegeprozesse beeinflussen den Ausgangspunkt.

Für die Einschätzung des Umfangs sollte deshalb betrachtet werden, wie die bestehende Produktdatenlandschaft aufgebaut ist und welche Anforderungen tatsächlich erfüllt werden müssen. Dazu gehören vorhandene Produktinformationen und ihre Qualität ebenso wie beteiligte Systeme, Pflegeaufwand, Zielgruppen und Nutzungskanäle. Erst aus diesem Gesamtbild lässt sich ableiten, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht und welche Themen prioritär betrachtet werden sollten.

Wie maexware Produktdatenmanagement unterstützt

maexware unterstützt Unternehmen dabei, Produktdatenmanagement strukturiert aufzubauen und an bestehende Prozesse, Systeme und digitale Kanäle anzupassen. Im Mittelpunkt stehen die Organisation von Produktinformationen, ihre Datenqualität sowie nachvollziehbare Pflege- und Nutzungsprozesse.

Je nach Ausgangssituation betrachtet maexware vorhandene Produktdaten, Datenquellen, Tabellen, Pflegeabläufe und beteiligte Systeme. Daraus lassen sich fachliche Anforderungen an Datenstrukturen, Qualitätskriterien, Zuständigkeiten, Freigaben und die Nutzung von Produktinformationen in unterschiedlichen Anwendungsbereichen ableiten.

Produktdatenmanagement wird dabei nicht isoliert als reine Datenpflege betrachtet. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Produktinformationen, Arbeitsabläufen und Systemen: Welche Daten werden benötigt, wo entstehen sie, wie werden sie gepflegt und geprüft und wie sollen sie in den jeweiligen Anwendungsbereichen genutzt werden?

Wenn dagegen die Auswahl, Anforderungen oder fachliche Vorbereitung eines PIM-Systems im Mittelpunkt stehen, ist die PIM Beratung der passendere Einstieg. So bleibt die laufende Organisation und Steuerung von Produktinformationen klar von der Vorbereitung eines konkreten PIM-Projekts abgegrenzt.

Häufige Fragen zum Produktdatenmanagement

Produktdatenmanagement als Grundlage für konsistente Produktinformationen

Produktdatenmanagement schafft einen fachlichen Rahmen für den laufenden Umgang mit Produktinformationen. Es hilft dabei, Produktdaten nachvollziehbar zu organisieren, ihre Qualität zu berücksichtigen und ihre Pflege und Nutzung über unterschiedliche Anwendungsbereiche hinweg abzustimmen.

Mit wachsenden Sortimenten, Varianten, Medien, Sprachen und Nutzungsszenarien steigt die Bedeutung klarer Strukturen und abgestimmter Abläufe. Dadurch lassen sich parallele Pflege, widersprüchliche Informationen und wiederkehrende manuelle Korrekturen gezielter erkennen und reduzieren.

Eine strukturierte fachliche Grundlage schafft damit bessere Voraussetzungen dafür, Produktinformationen dauerhaft zu pflegen und für E-Commerce, B2B, Vertrieb und weitere Anwendungsbereiche nutzbar zu machen. Gleichzeitig wird nachvollziehbarer, an welchen Stellen organisatorische oder technische Weiterentwicklungen sinnvoll sein können.