PIM Beratung für Produktdatenstrategie

Eine PIM Beratung unterstützt Unternehmen dabei, Produktdatenstrategie, Datenmodell, Prozesse und Systemanforderungen strukturiert zu klären, bevor ein PIM-System ausgewählt, eingeführt oder mit Shop, ERP und weiteren Anwendungen verbunden wird.

Produktinformationen entstehen häufig in unterschiedlichen Systemen und werden für verschiedene Kanäle benötigt. Bevor ein PIM-System ausgewählt wird, sollte deshalb geklärt werden, welche Produktdaten vorhanden sind, wie sie strukturiert werden sollen und welche Anforderungen aus E-Commerce, Vertrieb und weiteren Bereichen entstehen.

Dabei spielen Datenmodell, Attribute, Kategorien, Varianten, Medien und Sprachen ebenso eine Rolle wie Produktgruppen, Pflegeprozesse und die vorgesehenen Ausgabekanäle. Auch Shop, ERP, Warenwirtschaft und weitere Datenquellen sollten früh berücksichtigt werden, damit die Anforderungen an das PIM-System nachvollziehbar vorbereitet werden können.

maexware unterstützt Unternehmen dabei, Produktdatenstrategie, Datenmodell und Projektanforderungen für PIM-Vorhaben zu strukturieren. Je nach Ausgangssituation werden Anforderungen für Systemauswahl, Datenquellen, Zielkanäle und spätere Integrationsschritte so vorbereitet, dass die weitere Projektplanung auf einer klaren fachlichen Grundlage aufbauen kann.

Warum PIM Beratung vor der Systemauswahl wichtig ist

Ein PIM-System kann dabei helfen, Produktinformationen zentraler zu strukturieren und für unterschiedliche Kanäle bereitzustellen. Die Auswahl eines Systems sollte jedoch auf fachlichen Anforderungen basieren. Deshalb ist es sinnvoll, vorher zu klären, welche Produktdaten vorhanden sind, welche Datenqualität angestrebt wird, welche Kanäle versorgt werden sollen und welche Prozesse im Unternehmen betroffen sind.

Eine PIM Beratung unterstützt dabei, diese Anforderungen vor der Systemauswahl zu strukturieren. Dazu können Anforderungen aus E-Commerce, ERP, Warenwirtschaft, Vertrieb, Marketing und B2B gehören. Ziele, Datenmodell, Prozesse und geplante Integrationen bilden dabei wichtige Entscheidungskriterien für die Bewertung geeigneter PIM-Systeme.

Wenn diese Grundlagen nicht ausreichend vorbereitet sind, kann es später zu zusätzlichem Anpassungsaufwand kommen. Typische Ursachen sind ein nicht ausreichend konkretisiertes Datenmodell, fehlende Pflichtfelder, nicht berücksichtigte Kanäle oder Anforderungen an Shop, ERP und weitere beteiligte Systeme, die erst nach der Systemauswahl betrachtet werden.

Auch Datenquellen, Zielkanäle und spätere Integrationsanforderungen sollten früh einbezogen werden. Wenn bereits vor der Systemauswahl klar ist, welche Produktinformationen aus welchen Quellen stammen, für welche Kanäle sie benötigt werden und welche Systeme später angebunden werden sollen, lassen sich diese Anforderungen gezielter in die Bewertung eines PIM-Systems einbeziehen.

Welche Ziele eine PIM Beratung klären sollte

Eine PIM Beratung sollte nicht nur die Frage beantworten, welches PIM-System geeignet sein könnte. Zunächst sollte geklärt werden, welche fachlichen und organisatorischen Ziele mit dem PIM-Projekt verfolgt werden. Dazu können Anforderungen an Datenqualität, Pflegeaufwand, Produktinformationen, Kanäle und Prozesse in E-Commerce, Warenwirtschaft, Marketing und Vertrieb gehören.

Je nach Unternehmen können diese Ziele unterschiedlich gewichtet sein. Manche Unternehmen möchten Produktdaten aus verschiedenen Quellen besser strukturieren, andere Varianten und Attribute vereinheitlichen, internationale Kanäle vorbereiten oder B2B-Vertrieb und Onlineshop mit abgestimmten Produktinformationen versorgen. Eine PIM Beratung hilft dabei, solche Ziele zu priorisieren und in konkrete Anforderungen für Datenmodell, Prozesse und Systemauswahl zu übersetzen.

Produktdatenstrategie: Welche Daten und Kanäle relevant sind

Eine Produktdatenstrategie sollte klären, welche Informationen für welche Kanäle und Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Feld, jede Beschreibung oder jedes Attribut ist für jeden Ausgabekanal gleich relevant. Ein Onlineshop kann andere Informationen benötigen als Vertrieb, B2B-Portal, Marktplatz oder interne Anwendungen.

In der PIM Beratung wird deshalb eingeordnet, welche Produktinformationen bereits vorhanden sind, welche Daten für bestimmte Kanäle fehlen und welche Anforderungen an Vollständigkeit, Struktur und Freigabe bestehen. Dazu können Pflichtfelder, Attribute, Varianten, Kategorien, Medien, technische Merkmale, Sprachen und kanalbezogene Inhalte gehören.

Dabei sollte auch berücksichtigt werden, aus welchen Systemen die jeweiligen Informationen stammen. Artikelnummern, Preise, Bestände oder kaufmännische Daten können beispielsweise aus ERP oder Warenwirtschaft kommen, während angereicherte Produktinformationen im PIM vorgesehen sind. Eine Produktdatenstrategie hilft dabei, Datenquellen und Zielkanäle im PIM-Konzept aufeinander abzustimmen.

Die Produktdatenstrategie definiert dabei die fachlichen Ziele und Anforderungen für das PIM-Projekt. Wie Produktinformationen anschließend dauerhaft strukturiert, gepflegt, geprüft und für unterschiedliche Anwendungsbereiche organisiert werden, ist Teil des Produktdatenmanagements. In der PIM Beratung werden dafür die Anforderungen an Datenstruktur, Kanäle und spätere Systemauswahl vorbereitet.

Datenmodell, Attribute und Varianten strukturieren

Ein geeignetes Datenmodell gehört zu den zentralen Grundlagen eines PIM-Projekts. Es beschreibt, wie Produkte, Varianten, Kategorien, Attribute, Medien, Sprachen und kanalbezogene Informationen strukturiert werden sollen. Bereits in der PIM Beratung sollte deshalb geprüft werden, welche Strukturen für das Sortiment, die vorgesehenen Kanäle und die weitere Nutzung der Produktinformationen tatsächlich benötigt werden.

Dabei können unterschiedliche Produktgruppen verschiedene Anforderungen mit sich bringen. Technische Produkte benötigen beispielsweise andere Merkmale als Handelsware, Ersatzteile, Variantenartikel oder B2B-Sortimente. Ziel der Beratung ist deshalb nicht ein möglichst umfangreiches Datenmodell, sondern eine Struktur, die zu Sortiment, Pflegeprozessen, Kanälen und den fachlichen Anforderungen des PIM-Projekts passt.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Varianten und Produktfamilien. Größen, Farben, technische Ausprägungen, Materialien, Kompatibilitäten oder Set-Strukturen sollten so eingeordnet werden, dass daraus nachvollziehbare Anforderungen für PIM, Shop, Suche, Filter und Vertrieb entstehen.

PIM, ERP, Warenwirtschaft und Shop richtig abgrenzen

In vielen Unternehmen liegen produktbezogene Informationen nicht nur in einem System. ERP, Warenwirtschaft, PIM und Onlineshop können unterschiedliche Aufgaben übernehmen und verschiedene Datenbereiche führen. Eine PIM Beratung hilft dabei, diese Systemrollen und Datenverantwortlichkeiten zu klären, bevor das Datenmodell konkretisiert, ein PIM-System ausgewählt und die spätere Integration geplant wird.

Ein ERP-System ist häufig für kaufmännische Daten, Artikelbasis, Belege, Auftragsdaten oder Preise relevant. Die Warenwirtschaft kann Bestände, Lagerbewegungen, Reservierungen und Verfügbarkeiten abbilden. Im PIM werden dagegen angereicherte Produktinformationen wie Attribute, Beschreibungen, Medien, Kategorien, Varianten oder kanalbezogene Inhalte strukturiert. Der Onlineshop nutzt die benötigten Informationen für Produktdarstellung, Suche, Filter, Verkauf und weitere digitale Funktionen.

In der PIM Beratung sollte deshalb geklärt werden, welches System für welche Daten führend sein soll, wo Informationen entstehen, wo sie gepflegt werden und welche Anwendungen sie anschließend nutzen. Unklare Systemrollen können zu doppelter Pflege, widersprüchlichen Informationen oder zusätzlichem Abstimmungsaufwand führen.

Wenn Bestände, Lager, Aufträge und operative Handelsdaten im Mittelpunkt stehen, bietet die Warenwirtschaft Integration eine passende Vertiefung. Im PIM-Projekt steht dagegen die Frage im Mittelpunkt, welche angereicherten Produktinformationen dort geführt werden sollen und wie die fachlichen Zuständigkeiten zwischen PIM, ERP, Warenwirtschaft und Shop abgegrenzt werden.

PIM-System auswählen: Anforderungen und Entscheidungskriterien

Die Auswahl eines PIM-Systems sollte sich an den fachlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens orientieren. Entscheidend ist nicht allein, welche Funktionen ein System bietet, sondern ob Datenmodell, Produktstrukturen, Rollen, Kanäle und Integrationsanforderungen zum geplanten Einsatz passen.

Eine PIM Beratung hilft dabei, diese Anforderungen vor einem Systemvergleich zu strukturieren. Dazu können beispielsweise Produktgruppen, Varianten, Attribute, Freigaben, Sprachen, Medien, Benutzerrollen, Import- und Exportmöglichkeiten sowie Anforderungen an Shop, ERP, Warenwirtschaft und weitere Systeme gehören.

Auch die spätere Erweiterbarkeit sollte bei der Bewertung berücksichtigt werden. Zusätzliche Vertriebskanäle, internationale Inhalte, wachsende Sortimente oder neue Integrationen können die Anforderungen an Datenmodell und Systemarchitektur verändern. Deshalb ist es sinnvoll, nicht nur den aktuellen Bedarf, sondern auch absehbare Entwicklungsschritte in die Auswahl einzubeziehen.

Welche Funktionen ein PIM-System typischerweise bietet, welchen Nutzen es für Unternehmen haben kann und welche Kriterien bei der Auswahl relevant sind, zeigt unser Beitrag PIM-System: Funktionen, Nutzen und Auswahl.

PIM Beratung für E-Commerce und digitale Vertriebskanäle

Im E-Commerce beeinflussen Produktdaten, wie Produkte dargestellt, gefunden, gefiltert und für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden können. Eine PIM Beratung hilft dabei, früh zu klären, welche Produktinformationen Onlineshop, B2B-Portal, Marktplätze, Vertrieb und weitere digitale Kanäle benötigen.

Dabei geht es nicht nur um Produktbeschreibungen. Kategorien, Varianten, Attribute, Filterwerte, Bilder, Dokumente, technische Daten, SEO-relevante Inhalte und kanalbezogene Informationen sollten bereits bei Produktdatenstrategie und Datenmodell berücksichtigt werden. Besonders bei großen Sortimenten oder komplexen Produktstrukturen ist relevant, welche Daten für welchen Kanal erforderlich sind und aus welchen Systemen sie bereitgestellt werden.

Die Anforderungen können sich je nach Vertriebskanal unterscheiden. Ein Onlineshop benötigt beispielsweise strukturierte Produktinformationen für Darstellung, Suche und Filter, während B2B-Portale, Marktplätze oder weitere digitale Kanäle zusätzliche Inhalte, technische Merkmale, Dokumente oder eigene Pflichtfelder voraussetzen können. In der PIM Beratung werden solche kanalbezogenen Anforderungen früh in Produktdatenstrategie und Datenmodell einbezogen.

PIM Beratung im B2B-Vertrieb

Im B2B-Vertrieb können Produktdaten besonders umfangreich und differenziert sein. Neben Produktnamen, Beschreibungen und Bildern werden häufig technische Merkmale, Datenblätter, Zertifikate, Varianten, Kompatibilitäten, Sortimente oder weitere vertriebsrelevante Informationen benötigt.

Eine PIM Beratung hilft dabei, diese Anforderungen früh zu strukturieren. Dabei sollte geklärt werden, welche Produktinformationen für B2B-Shop, Kundenportal, Vertrieb, Außendienst, Innendienst oder technische Beratung relevant sind und wie diese Anforderungen im Datenmodell berücksichtigt werden sollen.

Wenn die Gestaltung und Umsetzung des digitalen B2B-Vertriebskanals selbst im Mittelpunkt steht, bietet die B2B-E-Commerce Agentur eine passende Vertiefung. Im Rahmen der PIM Beratung liegt der Fokus dagegen auf Produktdatenanforderungen, Datenstruktur und der Vorbereitung der späteren Nutzung in B2B-Kanälen.

PIM Integration und Datenflüsse früh vorbereiten

Eine PIM Beratung sollte die spätere technische Integration früh berücksichtigen. Auch wenn in der Beratungsphase noch nicht jede Schnittstelle konkret umgesetzt wird, sollten Datenquellen, Zielsysteme, Datenrichtungen und Integrationsanforderungen ausreichend geklärt werden.

Produktinformationen können aus ERP, Warenwirtschaft, bestehenden Tabellen, Lieferantendaten oder weiteren Anwendungen stammen. Gleichzeitig sollen sie später für Onlineshop, B2B-Portal, Vertrieb, Marketing oder weitere Kanäle bereitgestellt werden. Deshalb ist es sinnvoll, bereits in der PIM Beratung einzuordnen, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten zwischen ihnen benötigt werden und welche Anforderungen sich daraus für die spätere Integration ergeben.

Wenn die konkrete technische Verbindung von PIM, ERP, Shop und weiteren Anwendungen im Mittelpunkt steht, bietet die PIM Integration eine passende Vertiefung. Im Rahmen der PIM Beratung geht es dagegen zunächst darum, Datenquellen, Zielsysteme und Datenflüsse fachlich zu strukturieren und die Anforderungen für die spätere technische Umsetzung vorzubereiten.

Typische Fehler in PIM-Projekten

Probleme in PIM-Projekten entstehen häufig nicht durch das PIM-System allein, sondern durch unzureichend geklärte Anforderungen, Datenstrukturen, Prozesse oder Integrationsabhängigkeiten. Wenn diese Grundlagen vor Systemauswahl und Einführung nicht ausreichend vorbereitet sind, kann zusätzlicher Abstimmungs- und Anpassungsaufwand entstehen.

Eine PIM Beratung hilft dabei, solche Risiken früh sichtbar zu machen. Besonders relevant ist, vor der Systemauswahl zu klären, welche Produktdaten benötigt werden, wie das Datenmodell aufgebaut sein soll, welche Systeme beteiligt sind und wie Pflege, Prüfung und Freigabe der Produktinformationen organisiert werden sollen.

Was beeinflusst Aufwand und Kosten einer PIM Beratung?

Aufwand und Kosten einer PIM Beratung hängen davon ab, wie umfangreich Produktdaten, Systemlandschaft und Anforderungen bereits strukturiert sind. Ein Projekt mit wenigen Produktgruppen und klaren Datenquellen kann weniger Beratungsaufwand erfordern als eine Umgebung mit komplexen Varianten, mehreren Sprachen, vielen Vertriebskanälen und unterschiedlichen beteiligten Systemen.

Auch der Umfang der Beratung spielt eine Rolle. Soll zunächst nur eine Produktdatenstrategie entwickelt werden oder sollen zusätzlich Datenmodell, Prozesse, Systemanforderungen, Systemauswahl, Migration und Integrationsvorbereitung betrachtet werden? Je mehr Themen gemeinsam geklärt werden, desto umfangreicher kann die Analyse und Abstimmung ausfallen.

Ein weiterer Faktor ist der Zustand der vorhandenen Produktdaten. Unterschiedliche Tabellen, uneinheitliche Attribute, nicht dokumentierte Variantenstrukturen oder verteilte Datenquellen können zusätzliche Analyse erfordern. Auch die Anzahl beteiligter Fachbereiche und notwendiger Workshops kann den Beratungsumfang beeinflussen.

Wie maexware PIM Beratung unterstützt

maexware unterstützt Unternehmen dabei, Produktdatenstrategie, Datenmodell und Anforderungen für PIM-Projekte strukturiert vorzubereiten. Im Mittelpunkt steht eine fachliche Grundlage, die Produktdaten, Prozesse, Kanäle und die beteiligte Systemlandschaft gemeinsam berücksichtigt.

Je nach Ausgangssituation können bestehende Produktdaten und Systeme eingeordnet, Anforderungen strukturiert, Datenmodelle vorbereitet und Entscheidungskriterien für die Systemauswahl erarbeitet werden. Auch Datenquellen, Zielsysteme, Migration und spätere Integrationsanforderungen können früh in die Projektplanung einbezogen werden.

So entsteht eine strukturierte Grundlage für die weiteren Schritte des PIM-Projekts. Anforderungen an Produktdaten, Datenmodell und Systemauswahl werden dabei ebenso berücksichtigt wie die Voraussetzungen für eine spätere technische Umsetzung und die Nutzung der Produktinformationen in den vorgesehenen Kanälen.

Häufige Fragen zur PIM Beratung

PIM Beratung als Grundlage für Systemauswahl und Projektplanung

Eine PIM Beratung schafft die fachliche Grundlage für Produktdatenstrategie, Datenmodell und die Auswahl eines geeigneten PIM-Systems. Entscheidend ist, welche Produktinformationen für welche Kanäle benötigt werden, wie Attribute, Varianten und Kategorien strukturiert werden sollen und welche Anforderungen das PIM-System erfüllen muss.

Auch Datenquellen, Zielsysteme, Migration und spätere Integrationsanforderungen sollten bereits in der Beratungsphase berücksichtigt werden. So können Systemauswahl und weitere Projektplanung auf strukturierten Anforderungen und einem konkretisierten Datenmodell aufbauen.