Wenn ein ERP-System mit einem Onlineshop, einer Warenwirtschaft oder weiteren Anwendungen verbunden werden soll, reicht die technische Beschreibung einer API allein nicht aus. Entscheidend ist, welche Daten übertragen werden, welches System dafür verantwortlich ist und wie sich die korrekte Verarbeitung überprüfen lässt.
Eine strukturierte ERP-Schnittstellenspezifikation dokumentiert diese Anforderungen vor der Umsetzung. Sie beschreibt Datenobjekte, Übertragungsregeln, Fehlerfälle und Abnahmekriterien und schafft damit eine gemeinsame Grundlage für Fachabteilungen, Entwickler und externe Dienstleister.
Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben in eine ERP-Schnittstellenbeschreibung gehören und wie sich Anforderungen anhand eines konkreten Beispiels aus dem E-Commerce nachvollziehbar festhalten lassen.
Warum ERP-Schnittstellen klar spezifiziert werden müssen
Bei der Anbindung eines ERP-Systems können neben technischen Problemen auch unklare fachliche Anforderungen zu Fehlern und Nacharbeiten führen. Wenn beispielsweise ein Onlineshop Bestellungen an das ERP übermittelt, muss feststehen, welche Informationen benötigt werden, welches System die Daten verwaltet und wie mit fehlerhaften oder unvollständigen Datensätzen umzugehen ist.
Eine klare Schnittstellenspezifikation legt diese Regeln vor der Entwicklung fest. Sie verbindet fachliche Anforderungen mit der technischen Umsetzung und schafft eine nachvollziehbare Grundlage für Entwicklung, Tests und spätere Anpassungen.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen fachlichen Anforderungen und technischen Vorgaben: Während die Fachabteilung definiert, welche Informationen ein Geschäftsprozess benötigt, beschreibt die technische Spezifikation, wie diese Daten zwischen den Systemen ausgetauscht und verarbeitet werden.
Welche Anforderungen in eine ERP-Schnittstellenspezifikation gehören
Eine vollständige ERP-Schnittstellenspezifikation beschreibt nicht nur die beteiligten Systeme, sondern auch die fachlichen und technischen Regeln für den Datenaustausch. Die Anforderungen sollten so konkret formuliert sein, dass Entwickler sie umsetzen und Projektverantwortliche ihre Erfüllung später überprüfen können.
Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören:
Beteiligte Systeme: Welche Anwendungen sind verbunden und welches System ist für welche Daten verantwortlich?
Datenobjekte: Welche Informationen werden ausgetauscht, beispielsweise Bestellungen, Kunden, Artikel oder Lagerbestände?
Übertragungsregeln: Wann werden Daten übertragen, in welche Richtung und durch welches Ereignis?
Betriebsanforderungen: Welche Datenmengen, Synchronisierungsintervalle und maximalen Verzögerungen muss die Schnittstelle unterstützen?
Technische Vorgaben: Welche Schnittstellen, Datenformate, Authentifizierungsverfahren und Sicherheitsanforderungen gelten?
Fehlerbehandlung: Wie werden fehlgeschlagene Übertragungen erkannt, protokolliert und gegebenenfalls wiederholt?
Abnahmekriterien: Anhand welcher Testfälle wird geprüft, ob die Schnittstelle die vereinbarten Anforderungen erfüllt?
Diese Angaben bilden die Grundlage für eine nachvollziehbare Schnittstellenbeschreibung. Besonders bei mehreren angebundenen Anwendungen ist es wichtig, Datenverantwortlichkeiten und Abhängigkeiten eindeutig festzulegen, damit die anschließende Entwicklung technischer Schnittstellen auf klar definierten Anforderungen aufbauen kann.
Datenobjekte und Datenmapping richtig beschreiben
Damit eine ERP-Schnittstelle zuverlässig funktioniert, muss eindeutig definiert sein, welche Datenobjekte ausgetauscht und wie ihre Felder zugeordnet werden. Zu typischen Datenobjekten gehören Kunden, Artikel, Bestellungen, Preise und Lagerbestände. Je nach Geschäftsprozess unterscheiden sich dabei die benötigten Informationen und ihre Verarbeitung.
Das Datenmapping legt fest, wie Felder aus dem Quellsystem den entsprechenden Feldern im Zielsystem zugeordnet werden. Bei einer Bestellung kann beispielsweise die Bestellnummer des Onlineshops als externe Referenz im ERP gespeichert werden. Unterschiedliche Feldnamen, Datentypen oder Pflichtangaben müssen dabei berücksichtigt werden.
Neben der Feldzuordnung sollte die Spezifikation festhalten, welche Werte verpflichtend sind, welche Umwandlungen erforderlich werden und wie mit fehlenden oder ungültigen Daten umzugehen ist. Eindeutige Identifikatoren und definierte Regeln für wiederholte Übertragungen helfen dabei, Datensätze korrekt zuzuordnen und doppelte Aufträge zu vermeiden.
Beispiel einer ERP-Schnittstellenbeschreibung
Wie eine Schnittstellenspezifikation in der Praxis aussehen kann, zeigt die Übertragung einer Bestellung aus einem Onlineshop in ein ERP-System. Der Shop stellt die Bestelldaten bereit, während das ERP die Bestellung für die weitere Auftragsbearbeitung übernimmt.
Ein vereinfachtes Datenmapping könnte folgendermaßen dokumentiert werden:
Datenfeld im Onlineshop | Zielfeld im ERP | Anforderung |
|---|---|---|
order_id | external_order_id | Eindeutige Referenz zur Erkennung bereits übertragener Bestellungen |
customer_id | customer_reference | Kundenzuordnung anhand einer bestehenden Referenz |
sku | article_number | Artikel muss im ERP eindeutig identifizierbar sein |
quantity | order_quantity | Menge muss dem zulässigen Zahlenformat entsprechen |
Beispiel einer prüfbaren Anforderung: Sobald eine Bestellung im Onlineshop den definierten Freigabestatus erreicht, wird sie an das ERP übermittelt. Die externe Bestellnummer dient als eindeutige Referenz. Wird dieselbe Bestellung erneut übertragen, muss der bestehende Auftrag erkannt werden, ohne einen weiteren Auftrag anzulegen.
Ergänzend sollte die Spezifikation festlegen, wie erfolgreiche Übertragungen bestätigt, Fehler protokolliert und fehlgeschlagene Vorgänge erneut verarbeitet werden.
Das Beispiel zeigt nur einen Ausschnitt einer vollständigen Schnittstellenbeschreibung. Je nach Projekt müssen weitere Felder, etwa Preise, Steuern, Adressen und Versandinformationen, sowie zusätzliche Validierungs- und Verarbeitungsregeln dokumentiert werden.
Testfälle und Abnahmekriterien definieren
Eine ERP-Schnittstelle ist nicht allein deshalb funktionsfähig, weil Daten technisch übertragen werden. Entscheidend ist, ob sie im Zielsystem korrekt verarbeitet werden und die vereinbarten Geschäftsregeln einhalten. Deshalb sollten bereits in der Schnittstellenspezifikation konkrete Testfälle und Abnahmekriterien festgelegt werden.
Für die Übertragung einer Bestellung aus dem Onlineshop in das ERP lassen sich beispielsweise folgende Prüffälle definieren:
Erfolgreiche Übertragung: Eine vollständige Bestellung wird mit allen erforderlichen Positionen korrekt im ERP angelegt.
Fehlende Pflichtangaben: Eine Bestellung ohne erforderliche Kundendaten wird nicht unkontrolliert verarbeitet. Der Fehler wird nachvollziehbar protokolliert.
Doppelte Übertragung: Wird dieselbe Bestellung erneut gesendet, entsteht kein zusätzlicher Auftrag.
Unbekannte Artikel: Kann eine Artikelnummer nicht zugeordnet werden, greift die zuvor definierte Fehlerbehandlung.
Technische Unterbrechung: Bei vorübergehender Nichterreichbarkeit des ERP erfolgt die vereinbarte Wiederholungs- oder Nachbearbeitungslogik.
Ein Abnahmekriterium beschreibt nicht nur den Testfall, sondern auch das erwartete, überprüfbare Ergebnis. Ein Beispiel: Wird dieselbe Bestellung mit identischer Quellsystemkennung und Bestellnummer zweimal übermittelt, darf im ERP nur ein Auftrag entstehen. Das Testergebnis muss anhand der gespeicherten Auftragsreferenz nachvollziehbar sein.
Die dokumentierten Testergebnisse bilden anschließend die Grundlage für die fachliche und technische Abnahme der Schnittstelle. So lässt sich nachvollziehbar beurteilen, ob die vereinbarten Anforderungen tatsächlich erfüllt wurden.
Fazit: Eine klare Spezifikation reduziert Integrationsrisiken
Eine sorgfältig erstellte ERP-Schnittstellenspezifikation schafft Klarheit über Datenobjekte, Feldzuordnungen, Übertragungsregeln und Abnahmekriterien. Je eindeutiger diese Anforderungen dokumentiert sind, desto besser lassen sich Missverständnisse, fehlerhafte Datenverarbeitungen und unnötige Nacharbeiten vermeiden.
Die Spezifikation ist damit eine wichtige Grundlage für eine strukturierte ERP-Einführung und die anschließende technische Integration. Wenn bestehende Systeme zuverlässig miteinander kommunizieren sollen, unterstützt Maexware Unternehmen bei der Planung und Entwicklung individueller ERP-Schnittstellen.
