Unternehmenssoftware unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse zu steuern, Daten zu verwalten und betriebliche Aufgaben digital abzubilden. Dazu gehören beispielsweise ERP-Systeme, Warenwirtschaft, CRM, PIM, E-Commerce-Lösungen oder individuell entwickelte Anwendungen. Welche Systeme tatsächlich sinnvoll sind, hängt jedoch von den eigenen Prozessen, Daten und Anforderungen ab.
Mit zunehmender Digitalisierung entsteht deshalb häufig keine einzelne zentrale Anwendung, sondern eine Softwarelandschaft aus mehreren Unternehmenssystemen. Entscheidend ist dann nicht nur, welche Funktionen eine Software bietet. Ebenso wichtig ist, welche Aufgabe jedes System übernimmt, wo Daten gepflegt werden und wie die einzelnen Anwendungen zusammenspielen.
In diesem Artikel zeigen wir, was Unternehmenssoftware ist, welche Softwarelösungen in Unternehmen typischerweise eingesetzt werden und worauf kleine und mittelständische Unternehmen bei der Auswahl achten sollten. Außerdem erklären wir, was integrierte Unternehmenssoftware bedeutet und wann Standardsoftware, Individualsoftware oder eine Kombination aus verschiedenen Systemen sinnvoll sein kann.
Was ist Unternehmenssoftware?
Unternehmenssoftware bezeichnet Anwendungen, die betriebliche Aufgaben, Prozesse und Daten digital unterstützen. Im Unterschied zu Software für einzelne private Anwendungszwecke ist sie darauf ausgerichtet, wiederkehrende Abläufe im Unternehmen abzubilden, Informationen zentral bereitzustellen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen zu unterstützen.
Der Begriff wird häufig auch als Business Software verwendet und umfasst sehr unterschiedliche Lösungen. Dazu zählen beispielsweise Systeme für Warenwirtschaft, Ressourcenplanung, Kundenmanagement, Produktdaten, E-Commerce oder die Automatisierung interner Abläufe. Auch individuell entwickelte Anwendungen können Unternehmenssoftware sein, wenn sie konkrete betriebliche Anforderungen erfüllen.
Unternehmenssoftware ist deshalb keine einzelne Softwareart und auch kein bestimmtes Produkt. Der Begriff beschreibt vielmehr Softwarelösungen, die Unternehmen bei ihren geschäftlichen Prozessen unterstützen. Welche Anwendungen benötigt werden, unterscheidet sich je nach Geschäftsmodell, Prozessen, Unternehmensgröße und vorhandener Systemlandschaft.
Welche Aufgaben übernimmt Unternehmenssoftware?
Unternehmenssoftware kann sehr unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Ihr Zweck besteht nicht nur darin, einzelne Arbeitsschritte zu digitalisieren. Sie soll Informationen strukturiert verfügbar machen, wiederkehrende Abläufe unterstützen und Mitarbeitern die Daten und Funktionen bereitstellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Welche Funktionen dafür notwendig sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Typische Aufgaben von Unternehmenssoftware sind beispielsweise:
Geschäftsprozesse abbilden: Abläufe wie Einkauf, Verkauf, Auftragsabwicklung oder Freigaben digital unterstützen.
Daten verwalten: Kunden-, Produkt-, Artikel-, Lieferanten- oder Auftragsdaten strukturiert erfassen und pflegen.
Vertrieb unterstützen: Kundeninformationen, Angebote, Preise und Vertriebsaktivitäten für die zuständigen Mitarbeiter bereitstellen.
Bestellungen und Warenbewegungen steuern: Aufträge, Bestände, Beschaffung, Lager und Versand digital koordinieren.
Produktinformationen organisieren: Produktdaten zentral verwalten und für Shops, Marktplätze oder weitere Vertriebskanäle bereitstellen.
Arbeitsabläufe automatisieren: Wiederkehrende Aufgaben, Freigaben und Datenübertragungen regelbasiert ausführen.
Informationen auswerten: Betriebliche Daten für Auswertungen, Kennzahlen und Entscheidungen zusammenführen.
Dabei muss nicht jede Aufgabe von einer einzigen Anwendung übernommen werden. In vielen Unternehmen verteilen sich Funktionen und Daten auf mehrere Systeme. Entscheidend ist deshalb, dass klar definiert ist, welche Aufgabe welches System übernimmt und welche Informationen zwischen den Anwendungen benötigt werden.
Welche Unternehmenssoftware gibt es?
Unternehmen setzen je nach Geschäftsmodell und Prozessen unterschiedliche Softwarelösungen ein. Manche Systeme steuern zentrale betriebliche Abläufe, andere konzentrieren sich auf bestimmte Aufgaben wie Kundenmanagement, Produktdaten oder E-Commerce. In der Praxis entsteht deshalb häufig eine Kombination aus mehreren Anwendungen.
ERP-Systeme
ERP-Systeme bündeln zentrale Unternehmensprozesse und Daten in einer gemeinsamen Lösung. Je nach System können beispielsweise Einkauf, Verkauf, Auftragsabwicklung, Finanzprozesse, Lager oder Ressourcenplanung abgebildet werden. Besonders relevant werden ERP-Systeme, wenn Informationen aus mehreren Unternehmensbereichen zusammengeführt und Prozesse zentral gesteuert werden sollen.
Warenwirtschaftssysteme
Eine Warenwirtschaft konzentriert sich insbesondere auf Warenbewegungen und die damit verbundenen Prozesse. Dazu gehören beispielsweise Artikel, Bestände, Einkauf, Verkauf, Lager und Auftragsabwicklung. Im E-Commerce ist die Warenwirtschaft häufig eine wichtige Verbindung zwischen Bestellungen, Lagerbeständen und Versandprozessen.
CRM-Systeme
CRM-Systeme unterstützen die Verwaltung von Kundenbeziehungen und Vertriebsprozessen. Sie bündeln beispielsweise Kontaktdaten, Kommunikation, Verkaufschancen und Aktivitäten rund um Kunden und Interessenten. Dadurch erhalten Vertrieb und Kundenbetreuung eine gemeinsame Informationsbasis.
PIM-Systeme
Ein Product Information Management System dient der zentralen Verwaltung von Produktinformationen. Produktbeschreibungen, technische Merkmale, Medien oder weitere strukturierte Produktdaten können an einer Stelle gepflegt und anschließend für verschiedene Vertriebskanäle bereitgestellt werden. Das ist insbesondere bei großen Sortimenten oder mehreren Ausgabekanälen relevant.
E-Commerce-Systeme
Shop- und E-Commerce-Systeme bilden den digitalen Verkauf von Produkten oder Leistungen ab. Sie verwalten unter anderem Sortimente, Preise, Warenkörbe, Bestellungen und Funktionen für Kunden. Im B2B-Commerce kommen häufig zusätzliche Anforderungen wie kundenspezifische Preise, Rollen, Freigaben oder individuelle Bestellprozesse hinzu.
Dokumenten- und Workflow-Systeme
Dokumenten- und Workflow-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, Informationen und wiederkehrende Abläufe strukturiert zu bearbeiten. Dazu können beispielsweise Dokumentenfreigaben, Rechnungsprüfungen, Genehmigungen oder andere mehrstufige Prozesse gehören. Ziel ist es, manuelle Arbeitsschritte nachvollziehbarer und effizienter zu organisieren.
Individualsoftware
Nicht jede betriebliche Anforderung lässt sich sinnvoll mit einer Standardlösung abbilden. Individualsoftware wird gezielt für unternehmensspezifische Prozesse und Anforderungen entwickelt. Das kann beispielsweise eine interne Anwendung, ein Kundenportal, ein Konfigurator oder eine spezielle Software zur Automatisierung und Verarbeitung von Daten sein.
Diese Systeme sind nicht als starre Alternativen zu verstehen. Ein Unternehmen kann beispielsweise gleichzeitig ERP, CRM, PIM und einen Onlineshop einsetzen und einzelne Prozesse durch Individualsoftware ergänzen. Welche Kombination sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Prozesse und Daten im Unternehmen abgebildet werden müssen.
Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen
Auch kleine und mittelständische Unternehmen benötigen Software, um Prozesse, Daten und betriebliche Abläufe effizient zu organisieren. Dabei ist nicht die Anzahl der eingesetzten Programme entscheidend. Eine passende Unternehmenssoftware sollte vor allem die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens abbilden und mit seiner Entwicklung mitwachsen können.
Für ein kleineres Unternehmen kann zunächst eine überschaubare Softwarelandschaft ausreichen. Mit steigender Zahl an Kunden, Produkten, Bestellungen oder Mitarbeitern wachsen jedoch häufig auch die Anforderungen. Manuelle Datenübertragungen, mehrfach gepflegte Informationen oder isolierte Einzellösungen werden dann zunehmend aufwendig und fehleranfällig.
Welche Software für ein KMU oder mittelständisches Unternehmen sinnvoll ist, sollte deshalb anhand der eigenen Prozesse beurteilt werden. Wichtige Fragen sind beispielsweise:
Welche Prozesse sollen digital unterstützt oder automatisiert werden?
Welche Daten werden benötigt und in welchen Systemen entstehen sie?
Welche Anwendungen sind bereits vorhanden und sollen weiter genutzt werden?
Wo entstehen durch manuelle Arbeit oder doppelte Datenpflege unnötige Aufwände?
Welche Anforderungen können mit Standardsoftware abgebildet werden?
Wie gut muss die Software an neue Prozesse, Nutzer oder Geschäftsmodelle angepasst werden können?
Gerade im Mittelstand ist deshalb nicht automatisch eine möglichst umfassende Komplettlösung die beste Wahl. Entscheidend ist eine Softwarelandschaft, die zu den tatsächlichen Unternehmensprozessen passt und sich bei veränderten Anforderungen sinnvoll erweitern lässt.
Standardsoftware oder Individualsoftware?
Unternehmenssoftware kann als fertige Standardlösung eingesetzt oder individuell für die Anforderungen eines Unternehmens entwickelt werden. Standardsoftware deckt typische Prozesse und Funktionen ab, die in vielen Unternehmen ähnlich sind. Individualsoftware entsteht dagegen gezielt für Anforderungen, die sich mit bestehenden Lösungen nicht ausreichend oder nur mit aufwendigen Anpassungen abbilden lassen.
In der Praxis muss die Entscheidung nicht für die gesamte Softwarelandschaft einheitlich ausfallen. Ein Unternehmen kann beispielsweise ein Standard-ERP oder eine bestehende Warenwirtschaft nutzen und gleichzeitig einzelne Funktionen durch individuelle Anwendungen ergänzen. Dadurch entsteht häufig eine Kombination aus Standardsoftware und speziell entwickelten Lösungen.
Welche Variante besser passt, hängt unter anderem von den Prozessen, dem erforderlichen Anpassungsgrad, vorhandenen Systemen und den langfristigen Anforderungen ab. Einen ausführlichen Vergleich der beiden Ansätze finden Sie in unserem Artikel Standardsoftware vs. Individualsoftware.
Was bedeutet integrierte Unternehmenssoftware?
Von integrierter Unternehmenssoftware spricht man, wenn verschiedene betriebliche Anwendungen und ihre Daten nicht isoliert voneinander betrachtet werden, sondern als zusammenhängende Softwarelandschaft funktionieren. Dabei muss nicht zwingend eine einzige Komplettlösung alle Aufgaben übernehmen. Auch mehrere spezialisierte Systeme können gemeinsam eine integrierte Unternehmenssoftware bilden.
Ein Unternehmen kann beispielsweise Produktinformationen in einem PIM verwalten, Bestände und Aufträge über ERP oder Warenwirtschaft steuern und Produkte über einen Onlineshop verkaufen. Entscheidend ist, dass klar geregelt ist, welches System welche Informationen verwaltet und wie benötigte Daten zwischen den Anwendungen bereitgestellt werden.
Dadurch lassen sich Informationen dort nutzen, wo sie im jeweiligen Prozess benötigt werden. Produktdaten müssen beispielsweise nicht mehrfach gepflegt werden, Bestellungen können an nachgelagerte Systeme übergeben werden und aktuelle Bestände stehen für weitere Anwendungen zur Verfügung.
Eine integrierte Unternehmenssoftware beschreibt deshalb weniger ein bestimmtes Produkt als das Zusammenspiel der eingesetzten Anwendungen. Wenn mehrere Systeme miteinander verbunden werden müssen, wird die technische Systemintegration zu einem wichtigen Bestandteil der Softwarelandschaft.
Warum isolierte Softwarelösungen schnell zum Problem werden
Einzelne Softwarelösungen können ihre jeweilige Aufgabe gut erfüllen und trotzdem Probleme in der gesamten Softwarelandschaft verursachen. Kritisch wird es vor allem dann, wenn dieselben Informationen in mehreren Anwendungen benötigt werden, zwischen den Systemen aber kein zuverlässiger Datenaustausch stattfindet.
Typische Folgen isolierter Systeme sind:
Doppelte Datenpflege: Kunden-, Produkt- oder Auftragsdaten müssen in mehreren Anwendungen manuell gepflegt werden.
Unterschiedliche Datenstände: Änderungen werden nicht überall gleichzeitig übernommen und Systeme arbeiten mit widersprüchlichen Informationen.
Manuelle Datenübertragung: Mitarbeiter übertragen Informationen per Copy-and-paste, Tabellen, Exporten oder Importen zwischen verschiedenen Anwendungen.
Medienbrüche: Digitale Prozesse werden durch manuelle Zwischenschritte, E-Mails oder separate Dateien unterbrochen.
Fehlende Transparenz: Informationen sind auf mehrere Systeme verteilt und es ist schwer nachvollziehbar, welche Daten aktuell oder für einen Prozess maßgeblich sind.
Schwer skalierbare Abläufe: Mit steigenden Bestellungen, Produkten oder Transaktionen nimmt auch der manuelle Aufwand zwischen den Systemen zu.
Solche Probleme lassen sich nicht automatisch dadurch lösen, dass weitere Software eingeführt wird. Zunächst muss klar sein, welche Anwendung welche Aufgabe übernimmt, welche Daten zwischen den Systemen benötigt werden und an welchen Stellen Prozesse heute unterbrochen sind. Gerade bei gewachsenen Softwarelandschaften wird deshalb das Zusammenspiel der Systeme ebenso wichtig wie die Funktionen der einzelnen Anwendungen.
Unternehmenssoftware auswählen: Welche Kriterien sind wichtig?
Bei der Auswahl von Unternehmenssoftware sollte nicht allein der Funktionsumfang entscheiden. Eine Lösung kann zahlreiche Funktionen bieten und trotzdem ungeeignet sein, wenn sie wichtige Prozesse nicht abbildet, schlecht mit vorhandenen Systemen zusammenspielt oder sich nur mit hohem Aufwand an veränderte Anforderungen anpassen lässt.
Vor der Entscheidung sollten Unternehmen deshalb mehrere Kriterien gemeinsam betrachten:
Prozesse und Anforderungen: Die Software sollte die relevanten Abläufe unterstützen und die tatsächlichen Anforderungen der Nutzer abbilden.
Daten: Es muss geklärt sein, welche Informationen verarbeitet werden, wo sie entstehen und welches System sie verwaltet.
Bestehende Systeme: Neue Software sollte zur vorhandenen Softwarelandschaft passen und notwendige Verbindungen zu anderen Anwendungen ermöglichen.
Anpassbarkeit: Unternehmen sollten prüfen, wie flexibel sich Funktionen, Prozesse oder Datenstrukturen an eigene Anforderungen anpassen lassen.
Skalierbarkeit: Die Lösung sollte auch bei steigenden Nutzerzahlen, Datenmengen, Produkten oder Transaktionen sinnvoll einsetzbar bleiben.
Bedienung und Akzeptanz: Eine technisch passende Software bringt wenig Nutzen, wenn Mitarbeiter sie im Arbeitsalltag nur schwer verwenden können.
Betrieb und Weiterentwicklung: Wartung, Updates, Support und die langfristige Weiterentwicklung sollten bereits bei der Auswahl berücksichtigt werden.
Gesamtkosten: Neben Anschaffung oder Entwicklung spielen auch Einführung, Anpassungen, Integration, Betrieb, Schulung und laufende Weiterentwicklung eine Rolle.
Eine sinnvolle Softwareauswahl beginnt deshalb nicht mit einer langen Liste verfügbarer Produkte, sondern mit den eigenen Prozessen und Anforderungen. Erst wenn klar ist, welche Aufgabe eine Software innerhalb der Systemlandschaft erfüllen soll, lassen sich unterschiedliche Lösungen sinnvoll miteinander vergleichen.
Eine sinnvolle Softwarelandschaft statt möglichst vieler Systeme
Eine moderne Softwarelandschaft muss nicht aus möglichst vielen Anwendungen bestehen. Entscheidend ist vielmehr, dass jedes System eine klar definierte Aufgabe erfüllt und einen nachvollziehbaren Platz innerhalb der Unternehmensprozesse hat. Zusätzliche Software schafft nur dann einen Mehrwert, wenn sie ein konkretes Problem löst oder einen bestehenden Prozess sinnvoll verbessert.
In einer gewachsenen Systemlandschaft lohnt es sich deshalb, die Rollen der einzelnen Anwendungen regelmäßig zu hinterfragen. Dabei sollten Unternehmen insbesondere klären:
Welche Aufgabe übernimmt jedes System innerhalb der Unternehmensprozesse?
Welche Daten werden in welchem System erstellt und gepflegt?
Welche Informationen werden von anderen Anwendungen benötigt?
Gibt es Funktionen oder Daten, die unnötig in mehreren Systemen vorhanden sind?
Wo fehlen Verbindungen zwischen Anwendungen und entstehen dadurch manuelle Arbeitsschritte?
Welche bestehenden Systeme sollen langfristig weiter genutzt, erweitert oder ergänzt werden?
Das Ziel ist eine Softwarelandschaft, in der Anwendungen nicht nebeneinander wachsen, sondern sich an den tatsächlichen Prozessen und Verantwortlichkeiten orientieren. Dabei kann es sinnvoll sein, bestehende Systeme miteinander zu verbinden, einzelne Funktionen zu automatisieren oder gezielt neue Lösungen zu ergänzen.
Unternehmenssoftware sollte deshalb nicht isoliert ausgewählt werden. Entscheidend ist, dass die eingesetzten Anwendungen klare Rollen innerhalb der betrieblichen Abläufe erhalten und sich langfristig sinnvoll weiterentwickeln lassen. Eine klar aufgebaute Softwarelandschaft hilft dabei, unnötige Komplexität zu vermeiden und neue Anforderungen gezielt abzubilden.
Fazit: Unternehmenssoftware muss zu Prozessen und Systemlandschaft passen
Unternehmenssoftware kann sehr unterschiedliche Aufgaben übernehmen – von der Verwaltung betrieblicher Daten über ERP, Warenwirtschaft oder PIM bis hin zu E-Commerce, Workflows und individuell entwickelten Anwendungen. Entscheidend ist jedoch nicht, möglichst viele Systeme einzusetzen, sondern die passenden Lösungen für die eigenen Prozesse und Anforderungen auszuwählen.
Mit wachsender Digitalisierung wird dabei auch das Zusammenspiel der Anwendungen wichtiger. Klare Verantwortlichkeiten für Prozesse und Daten, sinnvoll abgegrenzte Systeme und passende Verbindungen zwischen den Anwendungen helfen dabei, unnötige manuelle Arbeit und eine unübersichtliche Softwarelandschaft zu vermeiden.
Welche Unternehmenssoftware sinnvoll ist, lässt sich deshalb nicht pauschal beantworten. Eine passende Unternehmenssoftware entsteht aus dem Zusammenspiel von Prozessen, Daten, bestehenden Systemen und den individuellen Anforderungen des Unternehmens.
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