Im modernen E-Commerce und Omnichannel-Handel ist digitaler Stillstand das größte Wachstumsrisiko. Wenn Bestellzahlen während saisonaler Peaks wie der Black Week oder im klassischen Weihnachtsgeschäft rasant steigen, stoßen manuelle Workflows in der Verwaltung und im Lager sofort an ihre Grenzen. Genau hier setzt Xentral ERP an: Die cloudbasierte ERP-Software wurde speziell dafür entwickelt, geschäftskritische Prozesse im Mittelstand flexibel zu digitalisieren, Fehlerquellen zu eliminieren und somit ein gesundes, automatisiertes Unternehmenswachstum zu ermöglichen.
Die Xentral ERP Anwendung ist in der Lage, vollautomatisch aus allen angeschlossenen Onlineshops, Marktplätzen (wie Amazon oder eBay), EDI-Plattformen oder ähnlichen Fremdsystemen Bestellungen im Minutentakt abzurufen und als Verkaufsauftrag anzulegen. Je nachdem, ob Sie Ihre eigene Logistik steuern, auf externe Dienstleister setzen oder Sortimente virtuell erweitern: Xentral bildet jeden Schritt der Auftragsverarbeitung und die damit verbundene Kommunikation der Folgebelege (Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Versandbestätigungen) an die einzelnen Stakeholder komplett ohne manuelles Zutun eines Users ab. Dadurch wird das System zur zentralen, hochskalierbaren Steuereinheit für Ihr gesamtes Business.
Um dieses Level an Automatisierung zu erreichen, müssen jedoch alle Kernbereiche des Unternehmens optimal aufeinander abgestimmt sein. Bevor ein Auftrag automatisiert verarbeitet werden kann, müssen beispielsweise Produktdaten fehlerfrei gepflegt sein. Ein tief integriertes Xentral PIM ERP sorgt hierbei für konsistente Daten über alle Verkaufskanäle hinweg. Ebenso wichtig ist die nahtlose Verbindung zum Kunden: Eine maßgeschneiderte ERP CRM Lösung von Xentral stellt sicher, dass Vertrieb, Support und Operations auf derselben Datenbasis arbeiten. Wie genau sich die operativen Prozesse mit einem modernen ERP-System das skaliert in der Praxis aufbauen lassen, betrachten wir im Folgenden im Detail.
Das Herzstück: Die Xentral Auftragsampel und Smart Shipping
Die Automatisierung in Xentral ERP basiert auf einem intelligenten Regelwerk, das oft als „Auftragsampel“ bezeichnet wird. Sobald eine Bestellung aus dem Onlineshop importiert wird, prüft das System im Hintergrund automatisch vordefinierte Kriterien:
- Lagerverfügbarkeit: Sind alle Artikel des Auftrags im gewählten Lager physisch vorhanden?
- Zahlungsstatus: Ist die Zahlung über PayPal, Shopify Payments oder Klarna bereits freigegeben?
- Risikoprüfung: Gibt es Unstimmigkeiten bei der Lieferadresse oder dem Kundenkonto?
Grüne Aufträge, die alle Kriterien erfüllen, werden ohne menschliches Eingreifen direkt an den Versand übergeben. Ergänzt wird dies durch das integrierte Smart Shipping (Xentral Versandzentrum). Das System wählt anhand von Gewicht, Maßen oder Lieferland automatisch den günstigsten oder schnellsten Versanddienstleister (z.B. DHL, DPD, UPS) aus, generiert das Versandlabel im Hintergrund und sendet die Tracking-Nummer direkt zurück an den Onlineshop.
Inhouse-Logistik mit Xentral optimieren
Für Unternehmen, die ihr eigenes Lager betreiben, bietet Xentral ERP durch spezialisierte Module und praxiserprobte Best-Practice-Prozesse enorme Hebel zur Effizienzsteigerung. Kommissionierläufe müssen nicht mehr mühsam morgens zusammengestellt werden – Xentral kann diese bereits vor dem Eintreffen der ersten Mitarbeiter im Lager vollautomatisch im Hintergrund rüsten.
Dies erfolgt je nach Ausrichtung Ihres Lagers entweder über den automatisierten Ausdruck von klassischen Picklisten oder vollkommen papierlos und digital per Handheld/Handscanner (Xentral Mobile App):
- Sammelkommissionierung (Multi-Order-Picking): Mitarbeiter kommissionieren mehrere Aufträge gleichzeitig, um Laufwege im Lager drastisch zu verkürzen.
- Chaotische Lagerhaltung: Xentral leitet den Picker auf dem optimalen Weg durch die Gänge, basierend auf den dynamisch hinterlegten Lagerplätzen.
So kann ein Kunde beispielsweise am späten Abend bestellen; seine Bestelldaten werden noch in der Nacht verarbeitet und stehen vor Schichtbeginn am nächsten Morgen auf dem Scanner bereit. Kommissionierung, Verpackung und die Bereitstellung im Warenausgang sind abgeschlossen, noch bevor der KEP-Dienstleister den Hof betritt. Der Endkunde erhält sein Paket direkt am nächsten Tag.
Externer Fulfiller (3PL) – Nahtlose Übergabe via API
Wenn das Auftragsvolumen die eigenen Lagerkapazitäten übersteigt oder strategisch ausgelagert werden soll, schafft eine kundenindividuelle oder standardisierte Schnittstelle zu einem externen Fulfiller (Third Party Logistics Provider = 3PL) die nötige Freiheit. Sie können sich voll und ganz auf das Produktmanagement, das Marketing und die Skalierung Ihres Business konzentrieren.
Dabei wird per Schnittstelle (entweder dateibasiert via FTP/CSV oder direkt über eine moderne REST-API) unbemerkt ein bidirektionaler Nachrichtenaustausch eingerichtet. Der sogenannte Autoversand – die automatisierte Stapelverarbeitung für Xentral Verkaufsaufträge – läuft über automatisierte Cronjobs im Hintergrund in einem präzise einstellbaren Turnus ab:
- Xentral erzeugt die Lieferscheine vollautomatisch und überträgt die Bestelldaten direkt an das System des Fulfillment-Dienstleisters.
- Der Dienstleister verpackt die Ware und meldet die Tracking-Informationen (Sendungsverfolgung) in Echtzeit zurück an Xentral.
- Xentral schließt den Auftrag ab, generiert die Rechnung und meldet den Status inklusive Tracking-Link an den Quell-Onlineshop, der den Kunden benachrichtigt.
- Aktualisierte Lagerbestände des Fulfillers werden zyklisch mit Xentral synchronisiert, um Überverkäufe im Shop zu verhindern.
Dropshipping mit Xentral ERP: Skalieren ohne Lagerrisiko
Rund um das Thema Streckengeschäft (Dropshipping) bietet Xentral ERP zwei hochentwickelte Module an, mit denen Sie den Versand an Ihre Kunden optimieren und Ihr Sortiment ohne teure Kapitalbindung spürbar erweitern können:
- Das Modul „Dropshipping Lager“: Ermöglicht es, eingehende Bestellungen je nach aktueller Verfügbarkeit und geografischer Nähe vollautomatisiert auf verschiedene externe Lagerstandorte aufzuteilen und von dort aus getrennt zu verschicken.
- Das Modul „Dropshipping Lieferant“: Hierbei verbleibt die Ware bis zum Kauf beim Hersteller oder Großhändler. Xentral erkennt die reinen Dropshipping-Produkte im importierten Auftrag vollautomatisch, spaltet sie bei Bedarf in entsprechende Teilaufträge ab und leitet diese direkt per EDI oder automatisierter Mail an den jeweiligen Lieferanten weiter.
Das Besondere: Der Versand durch den Drittlieferanten erfolgt komplett in Ihrer eigenen Corporate Identity. Xentral generiert die Lieferscheine so, dass der Lieferant sie im Design Ihres Unternehmens ausdrucken und dem Paket beilegen kann. Dieser Prozess bietet Xentral-Kunden eine maximale Skalierbarkeit sowie die nötige Flexibilität, um blitzschnell auf neue Markttrends zu reagieren, ohne jemals selbst ein Paket angefasst zu haben.
Die messbaren Vorteile der Xentral Prozessautomatisierung
Die konsequente Umstellung von manuellen Abläufen auf die automatisierten Workflows von Xentral ERP bringt mittelständischen Unternehmen klare, wettbewerbsrelevante Vorteile:
| Bereich | Manuelle Bearbeitung | Mit Xentral ERP Automatisierung |
|---|---|---|
| Auftragsanlage | Manuelles Abtippen aus Shops/Marktplätzen | Vollautomatisch via API im Minutentakt |
| Fehlerquote | Falsche Adressen, Überverkäufe, Packfehler | Automatische Adressprüfung & Bestandsabgleich |
| Versand-Speed | Verzögerungen durch manuelle Label-Erstellung | Direkter Labeldruck im Kommissionierfluss |
| Skalierbarkeit | Mehr Aufträge erfordern linear mehr Personal | Wachsendes Auftragsvolumen ohne Personalaufbau |
Fazit: Machen Sie Ihre IT-Infrastruktur bereit für Wachstum
Mit den beschriebenen Modulen, Schnittstellen und automatisierten Workflows bietet Xentral ERP bereits im Standard eine herausragende technologische Basis, um geschäftliche Prozesse effizient zu gestalten, Kosten zu senken und das eigene Business nachhaltig zu automatisieren. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Cloud-Software und extrem kurze Release-Zyklen wird das Funktionsspektrum in diesem Bereich fortlaufend erweitert.
Als zertifizierter Xentral Partner begleiten wir Sie von maexware solutions strategisch auf diesem Weg. Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse, konfigurieren die Schnittstellen exakt nach Ihren Anforderungen und sorgen für einen reibungslosen Go-live ohne Systemausfälle. Buchen Sie jetzt Ihr unverbindliches Beratungsgespräch direkt hier in unserem Kalender und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren.
